Hva er elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering er et samlebegrep for å sende, motta og behandle fakturaer digitalt. Begrepet dekker alt fra en PDF sendt på e-post til strukturerte fakturaer som EHF og eFaktura som kan leses direkte av et regnskapssystem eller en nettbank.

Elektronisk fakturering går nå fra å være et valg til å bli et lovkrav. Stortinget vedtok i juni 2026 at bokføringspliktige skal sende e-faktura fra 1. januar 2027, og at alle bokføringspliktige skal kunne motta e-faktura og bokføre i et elektronisk regnskapssystem fra 1. januar 2030. Detaljene står i guiden om obligatorisk e-faktura for næringslivet.

PDF er ikke det samme som e-faktura

Det viktigste skillet går mellom ustrukturerte og strukturerte fakturaer:

En PDF er juridisk en gyldig faktura så lenge innholdskravene i bokføringsforskriften er oppfylt. Men en PDF regnes ikke som e-faktura i den nye lovens forstand. Kravet fra 2027 gjelder strukturerte fakturaer i et standardisert format. Formatkravene skal fastsettes i forskrift, men i praksis er EHF over Peppol-nettverket standarden i Norge.

De tre formatene du møter i Norge

EHF – bedrift til bedrift og til det offentlige

EHF (Elektronisk handelsformat) er det norske navnet på fakturaformatet Peppol BIS Billing 3.0, som bygger på den europeiske standarden EN 16931. EHF sendes gjennom Peppol-nettverket og leses automatisk inn i mottakerens regnskapssystem. Det er dette formatet norske virksomheter sender til offentlig sektor, og det er dette formatet de fleste vil bruke for å oppfylle e-fakturakravet fra 2027.

eFaktura – til privatpersoner

eFaktura er en løsning for fakturaer til forbrukere. Fakturaen dukker opp i mottakerens nettbank eller i Vipps, der den kan godkjennes og betales med noen få trykk. eFaktura er altså først og fremst en B2C-kanal og bruker ikke Peppol-nettverket. Mange kombinerer eFaktura med AvtaleGiro slik at faste regninger trekkes automatisk.

PDF på e-post

PDF er fortsatt vanlig, særlig mot små kunder. Den er enkel å lage, men mottakeren må registrere den manuelt eller bruke fakturatolk. For salg mellom bokføringspliktige holder ikke PDF når sendeplikten trer i kraft 1. januar 2027.

Slik fungerer Peppol-nettverket

Peppol er en internasjonal infrastruktur for utveksling av handelsdokumenter. Den norske Peppol-myndigheten er Digitaliseringsdirektoratet (Digdir).

1. Avsenderen lager fakturaen i regnskaps- eller fakturasystemet.
2. Systemet sender den til sitt aksesspunkt (en godkjent tjenesteleverandør).
3. Aksesspunktet slår opp mottakerens adresse, som i Norge normalt er organisasjonsnummeret, i adresseregisteret (ELMA og Peppol SMP).
4. Fakturaen sendes kryptert til mottakerens aksesspunkt og videre inn i mottakerens system.

Bedrifter trenger sjelden å gjøre noe teknisk selv. Aksesspunktet er som regel innebygd i regnskapssystemet, og registrering som mottaker skjer ofte med noen klikk.

Krav i offentlig sektor

Siden 1. april 2019 har leverandører til offentlige oppdragsgivere hatt plikt til å sende elektronisk faktura i et format som følger den europeiske standarden, i praksis EHF over Peppol. Kravet følger av forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser, og det finnes ingen beløpsgrense: også små fakturaer skal sendes elektronisk. Offentlige virksomheter kan avvise fakturaer som kommer som PDF eller papir, noe som i praksis gir forsinket betaling.

Hva sier bokføringsreglene?

En elektronisk faktura må oppfylle de samme kravene som andre salgsdokumenter:

• Innhold: fakturanummer, dato, selger og kjøper med organisasjonsnummer, ytelsen, beløp og merverdiavgift, betalingsfrist. Se krav til fakturanummer og hva en faktura må inneholde.
• Merverdiavgift: grunnlag, sats og beløp per sats, og tydelig markering av fritak eller unntak.
• Oppbevaring: salgsdokumenter skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, i et format som kan leses og skrives ut hele perioden. Les mer om oppbevaring av regnskapsmateriale.
• Sporbarhet: fakturaen må kunne følges fra bilag til regnskap og mva-melding, og tilbake.

Grunnreglene står i bokføringsloven og bokføringsforskriften.

Fordeler med elektronisk fakturering

• Mindre manuelt arbeid: strukturerte fakturaer leses rett inn, med leverandør, beløp, mva og forfall. Regnskapssystemet kan foreslå konto og mva-kode.
• Færre feil: EHF valideres før sending, så fakturaer med manglende organisasjonsnummer eller feil mva-beregning stoppes tidlig.
• Raskere betaling: fakturaen kommer frem med en gang, og attestering kan skje i systemet.
• Bedre sporbarhet: hele flyten fra mottak til betaling og bilag er dokumentert.
• Ingen porto og papir: og kunden slipper fakturagebyr for papirfaktura.

Hvor mye som spares avhenger av fakturavolum og hvor manuell prosessen er i dag. Den største gevinsten ligger som regel på mottakersiden, der manuell registrering og kontroll av fakturaer forsvinner.

Slik kommer du i gang

1. Sjekk regnskapssystemet. De fleste moderne systemer kan sende og motta EHF. Spør om aksesspunkt og pris per faktura.
2. Registrer virksomheten som mottaker av EHF, slik at leverandørene kan sende elektronisk til deg.
3. Rydd i kunderegisteret. Kontroller organisasjonsnummer og om kundene kan motta EHF.
4. Tilpass fakturamalen slik at alle obligatoriske felt fylles ut, inkludert kundens bestillingsreferanse.
5. Send testfakturaer til noen faste kunder og kontroller at de blir lest riktig.
6. Lag en plan for 2027: hvilke kunder får fortsatt PDF (forbrukere), og hvilke skal ha EHF.

Vanlige feil

• Å tro at en PDF på e-post oppfyller e-fakturakravet. Det gjør den ikke for salg mellom bokføringspliktige.
• Manglende eller feil kundereferanse, som gjør at offentlige mottakere avviser fakturaen.
• Å glemme mottakssiden: fra 2030 må alle bokføringspliktige kunne ta imot e-faktura.
• Å sende samme faktura både som EHF og PDF, som kan gi dobbel bokføring hos kunden.

Hvordan Aiak kan hjelpe

Aiak er et regnskapsbyrå godkjent av Finanstilsynet og jobber i de fleste regnskapssystemer. Vi kan sette opp EHF-sending og -mottak, kontrollere at fakturamalene holder mål, og sørge for at bedriften er klar før e-fakturakravet trer i kraft. Vil du samle faktura og regnskap i ett system, har ReAI støtte for elektronisk fakturering.

Ofte stilte spørsmål

Er det lov å sende faktura som PDF? Ja, i dag. Fra 1. januar 2027 må bokføringspliktige sende e-faktura til andre bokføringspliktige. Til forbrukere kan du fortsatt bruke PDF, papir eller eFaktura.

Hva er forskjellen på EHF og eFaktura? EHF er for bedrifter og det offentlige og sendes via Peppol. eFaktura er for privatpersoner og havner i nettbanken eller Vipps.

Må jeg ha eget aksesspunkt? Nei. Nesten alle regnskaps- og fakturasystemer har aksesspunkt innebygd eller en avtale med en leverandør.

Hvor lenge må elektroniske fakturaer oppbevares? I 5 år etter utgangen av regnskapsåret, i et format som kan leses og skrives ut hele perioden.