Regnskapsfører for sameie

Regnskap for sameie styres av eierseksjonsloven, ikke av de reglene styret kjenner fra aksjeselskaper. Hvor mange seksjoner sameiet har, avgjør om det har full regnskapsplikt og revisor. Sameiebrøken avgjør hvordan kostnadene fordeles. Og for boligsameier med mer enn åtte boliger skal styret rapportere hver eiers andel til Skatteetaten. Denne siden gjelder eierseksjonssameier, både boligsameier og næringssameier, i 2026.

Regnskapsplikt og revisjon etter antall seksjoner

Kilde: eierseksjonsloven §§ 64 og 65 og regnskapsloven § 1-2 første ledd nr. 8. Årsregnskapet, årsberetningen og en eventuell revisjonsberetning skal sendes til alle seksjonseiere senest en uke før det ordinære årsmøtet.

Et lite sameie slipper altså regnskapsloven, men styret må fortsatt kunne dokumentere alle inn- og utbetalinger. Banken, kjøpere av seksjoner og meglere vil dessuten be om regnskap og budsjett.

Fordeling av felleskostnader

Hovedregelen er at felleskostnader fordeles etter sameiebrøken (eierseksjonsloven § 29). Hvis særlige grunner taler for det, kan kostnader fordeles etter nytte eller forbruk, for eksempel oppvarming eller vann med egne målere. Vedtektene kan fastsette en annen fordeling, men bare når de seksjonseierne som berøres, uttrykkelig har samtykket.

Seksjonseierne betaler et a konto-beløp som fastsettes av årsmøtet eller styret. Beløpet kan også dekke avsetninger til fremtidig vedlikehold når årsmøtet har vedtatt det. Har en seksjonseier betalt mer enn sin andel, har vedkommende krav på å få det tilbake. Derfor bør regnskapet ha en avregning per seksjon ved årsslutt, ikke bare en samlet oversikt.

Typiske felleskostnader:

Tredjepartsopplysninger fra boligsameier

Et boligsameie der mer enn åtte av seksjonene brukes til bolig, skal hvert år rapportere hver seksjonseiers andel av felles inntekter, fradragsberettigede kostnader, formue og gjeld til Skatteetaten (skatteforvaltningsforskriften § 7-10-13 flg.). Fristen er 31. januar året etter. Det skal leveres én melding per seksjon og én per eier når flere eier sammen, og eierskifter i løpet av året må periodiseres med datoer.

For at tallene skal bli riktige, må regnskapet skille mellom felles formue (for eksempel bankinnskudd og vedlikeholdsfond) og felles gjeld (for eksempel et felleslån til fasaderehabilitering).

Næringssameie og MVA

I et næringssameie eier hver seksjonseier sine lokaler, mens sameiet står for driften av fellesarealene. Sameiet driver normalt ikke egen avgiftspliktig omsetning. MVA-spørsmålet ligger derfor hos seksjonseierne:

• En seksjonseier som bruker lokalet i egen avgiftspliktig virksomhet, eller som leier det ut og er frivillig registrert for utleie, har fradrag for sin andel av MVA på felleskostnadene.
• For å kunne kreve fradraget trenger seksjonseieren dokumentasjon på sin andel. Sameiet bør derfor fordele kostnadene med MVA spesifisert og vise til de underliggende fakturaene.
• En seksjonseier som leier ut til en bank, lege eller annen virksomhet med unntatt omsetning, har ikke fradrag for den andelen.

Se frivillig MVA-registrering ved utleie og regnskap for eiendomsforvaltning.

Eksempel: fordeling av en fakturert kostnad

Et næringssameie med tre seksjoner får en faktura på fasadevask: 40 000 kr + 10 000 kr MVA. Sameiebrøkene er 50 %, 30 % og 20 %.

I sameiets eget regnskap føres fakturaen som kostnad, og fordelingen mot seksjonseierne føres mot deres a konto-innbetalinger.

Budsjett, vedlikehold og årsmøtet

Styret legger frem regnskapet for forrige kalenderår og budsjettet for året på det ordinære årsmøtet. Mange sameier setter den løpende forvaltningen ut til en forretningsfører, men styret har fortsatt ansvaret for regnskapet. Et godt sameieregnskap viser:

• resultat mot budsjett per kostnadsart
• saldo på vedlikeholdsfondet og hva det skal brukes til
• avregning per seksjon
• utestående felleskostnader. Sameiet har legalpant i hver seksjon for krav på felleskostnader, begrenset til et beløp som svarer til to ganger folketrygdens grunnbeløp

Vanlige feil i sameieregnskap

1. Et sameie med 21 eller flere seksjoner leverer ikke årsregnskap til Regnskapsregisteret.
2. Kostnader fordeles med lik andel per seksjon i stedet for etter sameiebrøken.
3. Tredjepartsopplysningene blir ikke levert, eller eierskifter i løpet av året blir ikke fanget opp.
4. Næringsseksjoner får ikke dokumentasjon for sin andel av MVA.
5. Vedlikeholdsfondet blandes med driftsmidlene uten eget vedtak.

Slik hjelper AIAK sameier

AIAK fører regnskap for bolig- og næringssameier, lager fordeling og avregning per seksjon, leverer tredjepartsopplysninger og gjør årsregnskapet klart til revisor og årsmøte. Se hva vi tilbyr styrer som vil ha bedre rapportering. For en konkret pris kan du be om et fastpristilbud.