Regnskapsfører for styret

Regnskapsfører for styret handler om at styret får det grunnlaget aksjeloven forutsetter. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og påse at virksomheten, regnskapet og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll.

Standard resultat og balanse er sjelden nok. Styret trenger kommentarer, avvik, likviditet og forklaringer på utviklingen. Behovet vokser gjerne når selskapet vokser, får eksterne eiere, tar opp lån eller får mer kompleks drift.

En god styrepakke

Del	Innhold
Resultat	Periode og hittil i år, mot budsjett og fjoråret
Balanse	Egenkapital, gjeld, avsetninger og arbeidskapital med kommentarer
Likviditet	Beholdning nå og prognose de neste månedene, slik at kommende press blir synlig før det haster
Offentlige forfall	Skyldig MVA, skattetrekk og arbeidsgiveravgift
Risiko og åpne punkter	Hva som er usikkert, hva som fortsatt må avklares, og hva som foreslås

Styrepakken bør oppgi periode, uttrekksdato, om tallene er endelige og hvilke vesentlige avvik som fortsatt er åpne. Kommentarer bør forklare årsak, forventet effekt og foreslått tiltak. Gi hvert tiltak ansvarlig og frist, slik at neste styremøte kan følge fremdriften. Rapporten bør være kort nok til å brukes i styremøtet. Lange kontoutdrag hjelper lite hvis ingen forklarer hva tallene betyr.

Regnskapsfører kan utarbeide grunnlaget, men ledelsen må eie prognoser og forretningsmessige forklaringer.

Selskap med eksternt styre

Når styret ikke sitter i daglig drift, har det et reelt kontroll- og beslutningsbehov uten å kjenne alle detaljer. Rapportene må derfor være mer forklarende enn i et helt eierledet selskap, og avvik må løftes tidlig. Daglig leder skal ikke måtte oversette regnskapet til styret hver gang.

Egenkapital og handleplikt

Styret skal til enhver tid vurdere om egenkapitalen og likviditeten er forsvarlig. Er den ikke det, eller er egenkapitalen lavere enn halvparten av aksjekapitalen, må styret straks behandle saken og foreslå tiltak. Se handleplikt etter § 3-5 og styreansvar .

Årsregnskapet

Styret og daglig leder skal avlegge årsregnskapet, og generalforsamlingen fastsetter det innen seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet sendes Regnskapsregisteret innen 31. juli. Se styrets behandling av årsregnskap .

Sitter du i styret i et eierseksjonssameie, se regnskap for sameie .

Når bør styret kreve bytte av regnskapsfører?

Rapporteringen svikter ofte på samme måte:

rapportene kommer for sent
tallene mangler forklaring
avvik kommenteres ikke
styret får ikke vite hva som er usikkert

Da bør bytte vurderes. Se hvordan bytte regnskapsfører og regnskapsfører med månedlig rapportering .

Rapportering til styret etter bytte

Etter bytte av regnskapsfører bør styret få en kort overgangsrapport som gjør overgangen synlig og trygg. Dette er særlig viktig hvis byttet skyldes etterslep, svake avstemminger eller manglende rapportering.

Del	Innhold
Status	Siste ferdige periode og åpne punkter
Risiko	Poster som fortsatt er usikre
Tiltak	Hva ny regnskapsfører prioriterer
Rytme	Når neste rapport kommer og hva den skal inneholde

Overgangsrapporten bør merke hvilke perioder og balanseposter som er avstemt, hvilke som er foreløpige, og hvilke som fortsatt undersøkes. Oppgi forventet effekt dersom et åpent punkt kan endre resultat, likviditet eller egenkapital. Da kan styret bruke sikre deler uten å overse usikkerheten. Når oppryddingen er ferdig, bør styret få en avsluttende avstemming og ny normal rapportkalender. Se internkontroll etter opprydding .

AIAKs tilnærming

AIAK starter med å avklare hvilke beslutninger rapportene skal støtte. Deretter setter vi en fast månedlig eller kvartalsvis rytme der bokføring, avstemming og rapportkommentarer henger sammen. Hvis dagens system fungerer, kan vi overta uten systembytte.

Neste steg

Se hva ny regnskapsfører må få tilgang til hvis du planlegger et bytte. Du kan også lese om priser eller kontakte AIAK via kontaktsiden for en uforpliktende vurdering.

Les også Regnskapsfører for daglig leder og Regnskapsfører for eksportbedrift .