Hva er EHF?
Hva EHF er, hvordan det sendes via Peppol, hvem som må bruke det, e-fakturakravet fra 2027 og vanlige feil som gjør at EHF-fakturaer avvises.
EHF (Elektronisk handelsformat) er det norske formatet for elektroniske fakturaer og kreditnotaer mellom virksomheter og til det offentlige. En EHF-faktura er en strukturert XML-fil som mottakerens regnskapssystem kan lese direkte, uten at noen må taste inn beløp, mva og KID.
EHF forvaltes av Digitaliseringsdirektoratet (Digdir). Dagens versjon for faktura og kreditnota er EHF Billing 3.0, som er det samme som den europeiske Peppol-standarden Peppol BIS Billing 3.0, basert på den europeiske fakturastandarden EN 16931. Det betyr at en norsk EHF-faktura også kan sendes til mottakere i andre land som bruker Peppol.
EHF blir lovkrav fra 2027
Stortinget vedtok i juni 2026 at bokføringspliktige skal sende e-faktura til andre bokføringspliktige fra 1. januar 2027, og at alle skal kunne motta e-faktura og bokføre elektronisk fra 1. januar 2030. Formatkravene fastsettes i forskrift, men i praksis er EHF standarden i Norge. Les mer i guiden om obligatorisk e-faktura for næringslivet.
For leverandører til offentlig sektor har elektronisk faktura vært påbudt siden 2019.
Slik fungerer EHF
- Du lager fakturaen i regnskaps- eller fakturaprogrammet som vanlig.
- Programmet lager en EHF-fil og kontrollerer den mot reglene i standarden.
- Fakturaen sendes via ditt aksesspunkt i Peppol-nettverket.
- Aksesspunktet slår opp kundens organisasjonsnummer i adresseregisteret (ELMA) og finner kundens aksesspunkt.
- Kundens system tar imot fakturaen og lager et bokføringsforslag.
Du trenger ikke egen teknisk løsning. Nesten alle regnskaps- og fakturaprogrammer har aksesspunkt innebygd eller en avtale med en leverandør.
EHF, eFaktura og PDF
| EHF | eFaktura | PDF på e-post | |
|---|---|---|---|
| Mottaker | Bedrifter og offentlig sektor | Privatpersoner | Alle |
| Kanal | Peppol-nettverket | Nettbank og Vipps | E-post |
| Leses automatisk | Ja | Ja, i nettbanken | Nei, må tolkes |
| Oppfyller kravet fra 2027 | Ja | Gjelder ikke forbrukersalg | Nei |
eFaktura er altså noe annet enn EHF. Les også om elektronisk fakturering generelt.
Dokumenttyper
EHF og Peppol har formater for flere handelsdokumenter:
| Dokument | Bruk |
|---|---|
| Faktura | Den vanlige fakturaen |
| Kreditnota | Korrigering av en faktura, se kreditnota |
| Bestilling og ordrebekreftelse | Innkjøp, særlig mot offentlige virksomheter og store kjeder |
| Pakkseddel | Varemottak |
| Katalog | Produkt- og prisinformasjon |
Faktura og kreditnota er det de fleste bedrifter trenger.
Hva må en EHF-faktura inneholde?
EHF-filen inneholder de samme opplysningene som bokføringsforskriften krever for alle fakturaer, men i faste felt:
- fakturanummer og fakturadato
- selger og kjøper med organisasjonsnummer
- beskrivelse av varer eller tjenester, antall og pris
- leveringsdato eller periode
- beløp, mva per sats med riktig mva-kategori, og totalbeløp
- forfallsdato, kontonummer og KID
- kjøpers referanse eller ordrenummer, som er obligatorisk i EHF
Den siste er den vanligste årsaken til avvisning: offentlige virksomheter og store selskaper bruker referansen til å sende fakturaen til riktig person. Spør kunden om referanse før du fakturerer.
Slik kommer du i gang med å sende EHF
- Sjekk at regnskaps- eller fakturaprogrammet ditt støtter EHF.
- Sjekk at kunden kan motta EHF. Programmet slår som regel opp dette automatisk.
- Legg inn kundens referanse eller ordrenummer på kundekortet.
- Send en testfaktura og følg med på om den blir levert eller avvist.
Slik tar du imot EHF
For å motta EHF må virksomheten være registrert som mottaker i ELMA via et aksesspunkt, vanligvis gjennom regnskapsprogrammet. Når registreringen er på plass, sender leverandørene EHF direkte inn i systemet ditt, og fakturaene kan attesteres og bokføres uten manuell registrering. Fra 2030 må alle bokføringspliktige kunne ta imot e-faktura.
Vanlige feil
- Manglende kjøperreferanse, som gir avvisning hos offentlige og store mottakere.
- Kreditnota sendt som faktura med minusbeløp i stedet for som egen kreditnota.
- Feil mva-kategori, for eksempel fritatt salg merket med 25 %, eller manglende begrunnelse for fritak.
- Feil organisasjonsnummer eller kontonummer i kunderegisteret.
- Samme faktura sendt både som EHF og PDF, som kan gi dobbel bokføring hos kunden.
Bokføring og oppbevaring
En mottatt EHF bokføres som andre inngående fakturaer. Se inngående faktura. EHF-filen er dokumentasjonen og skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, i et format som kan leses og skrives ut hele perioden. Regnskapssystemet lagrer normalt både XML-filen og en lesbar visning.
Hvordan Aiak kan hjelpe
Aiak setter opp sending og mottak av EHF i regnskapssystemet du bruker, rydder i kunde- og leverandørregisteret og sørger for at fakturaene kommer riktig inn i regnskapet. Vi hjelper deg også å bli klar til e-fakturakravet i 2027. Vil du samle faktura og regnskap i ett system, har ReAI støtte for elektronisk fakturering.
Ofte stilte spørsmål
Er EHF obligatorisk? For fakturaer til det offentlige, ja. Fra 1. januar 2027 må også bokføringspliktige sende e-faktura til andre bokføringspliktige.
Koster det å sende EHF? Mange programmer tar en liten sum per sendt eller mottatt faktura, andre har det inkludert i abonnementet.
Kan jeg sende EHF til utlandet? Ja, til mottakere som er registrert i Peppol-nettverket.
Hva er forskjellen på EHF og Peppol? Peppol er nettverket og standardene som brukes i Europa og andre land. EHF er det norske navnet på fakturaformatet som sendes gjennom Peppol.