Hva er fakturatolk? Automatisk lesing av fakturaer med OCR og AI

Fakturatolk er en funksjon i regnskaps- og fakturasystemer som leser innkommende fakturaer automatisk. Den gjør en PDF, et skannet dokument eller et bilde av en kvittering om til strukturerte data: leverandør, organisasjonsnummer, fakturanummer, dato, forfall, beløp, merverdiavgift og KID. Ut fra dette lager systemet et forslag til bokføring som en regnskapsfører eller saksbehandler kontrollerer.

Fakturatolk brukes der fakturaen ikke kommer som strukturert EHF. En EHF-faktura er allerede data og trenger ingen tolkning. Derfor er fakturatolk et mellomledd mens mange leverandører fortsatt sender PDF, og behovet vil avta når e-fakturakravet gjelder for sending fra 2027 og mottak fra 2030. Kvitteringer, utenlandske fakturaer og fakturaer fra privatpersoner vil likevel fortsatt kreve tolkning.

Slik fungerer fakturatolk

1. Mottak: fakturaen kommer inn via en egen e-postadresse for bilag, opplasting eller mobilapp. Se mer om bilagsmottak.
2. Tekstgjenkjenning (OCR): programmet gjør bildet om til maskinlesbar tekst.
3. Tolkning: maskinlæring finner ut hvilke tall og ord som er fakturanummer, beløp, mva og så videre, ut fra plassering og sammenheng.
4. Validering: systemet kontrollerer at summene går opp, at organisasjonsnummeret finnes, og at fakturaen ikke allerede er registrert.
5. Konteringsforslag: basert på tidligere fakturaer fra samme leverandør foreslår systemet konto, mva-kode og eventuelt avdeling eller prosjekt.
6. Kontroll og attestering: en person godkjenner eller retter forslaget før fakturaen bokføres og betales.

Eksempel på tolket faktura

En PDF-faktura fra en kontorleverandør på 1 250 kr inkl. mva blir tolket slik:

Systemet foreslår deretter denne posteringen, som brukeren kontrollerer:

Er leverandøren ny, eller varen noe annet enn vanlig, må kontoen velges manuelt. Det er her de fleste feilene oppstår hvis ingen kontrollerer forslaget.

Fordeler

• Mindre tasting: de faste feltene fylles ut automatisk.
• Færre tastefeil i beløp, KID og kontonummer.
• Duplikatkontroll: samme faktura blir ikke bokført to ganger.
• Raskere flyt fra mottak til attestering og betaling.
• Bedre sporbarhet: originalen lagres sammen med posteringen.

Hvor mye tid som spares avhenger av fakturavolum og hvor like fakturaene er. Faste leverandører med samme oppsett hver måned gir størst gevinst.

Begrensninger

• Dårlig bildekvalitet gir feil tolkning. Håndskrift leses dårlig.
• Uvanlige oppsett, flere sider eller mange varelinjer kan gi feil.
• Mva-kode og konto kan ikke alltid utledes av fakturaen. Et forslag er ikke en riktig bokføring før noen har kontrollert det.
• Kreditnotaer, proformafakturaer og purringer kan bli tolket som vanlige fakturaer.
• Utenlandske fakturaer krever ofte manuell vurdering av valuta og omvendt avgiftsplikt ved kjøp av tjenester fra utlandet.

Krav i bokføringsregelverket

Fakturatolk endrer ikke kravene i bokføringsloven:

• Originalfakturaen er dokumentasjonen og skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt.
• Det skal være sporbart fra bilag til postering og rapporter, også når en postering er rettet.
• Det må være klart hvem som har godkjent fakturaen. Se dokumentasjon i regnskapet.

Fakturatolk eller EHF?

Det beste oppsettet er som regel å be faste leverandører sende EHF og bruke fakturatolk for resten.

Hvordan Aiak kan hjelpe

Hos Aiak kontrollerer en regnskapsfører kontering og mva før fakturaene bokføres, enten de kommer inn som EHF eller tolkes fra PDF. Vi jobber i de fleste regnskapssystemer, og hjelper deg å få leverandørene over på EHF. Les også hvordan elektronisk fakturering fungerer.