Oppbevaring av regnskapsmateriale
Finn riktig oppbevaringstid og sørg for at bilag og rapporter kan leses og kontrolleres gjennom hele perioden.
Regnskapsmateriale må oppbevares slik at bokføringen kan etterprøves. Det er dokumenttypen og eventuelle særregler som avgjør fristen, ikke om dokumentet er på papir eller lagret digitalt.
Hovedfristene
| Materiale | Hovedregel etter regnskapsårets slutt |
|---|---|
| Bilag, balansedokumentasjon og kontrollspor | Fem år |
| Regnskapsspesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering | Fem år |
| Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning | Fem år |
| Vesentlige avtaler og supplerende korrespondanse | Tre år og seks måneder |
| Utgående pakksedler og pålagte prisoversikter | Tre år og seks måneder |
Dette følger av bokføringsloven § 13 . En avtale som også er nødvendig dokumentasjon for en bokført post, kan måtte oppbevares som primærdokumentasjon. Særregler og konkrete pålegg kan gi lengre frist.
Eksempel: Et fakturabilag fra regnskapsåret 2026 med kalenderår skal etter femårsregelen oppbevares til og med 31. desember 2031. Fristen regnes ikke fra fakturadatoen.
Når må noe oppbevares lenger?
Kontroller blant annet dokumentasjon knyttet til MVA-justering for fast eiendom , langsiktige skatteposisjoner og særlige bransjekrav. Dokumenter som viser inngangsverdi eller fremførbare beløp, kan være nødvendige lenge etter kjøpsåret.
For et AS skal styre- og generalforsamlingsprotokoller oppbevares i hele selskapets levetid etter aksjeloven. De skal ikke slettes automatisk når fem år har gått. Se protokoll .
Revisors egne arbeidspapirer følger revisorlovens regler. De må skilles fra revisjonsberetningen som selskapet oppbevarer.
Digital lagring og oppbevaring i utlandet
Materialet må sikres mot tap, endring og ødeleggelse, og kunne fremlegges lesbart ved kontroll. En sikkerhetskopi hjelper bare hvis den kan gjenopprettes og innholdet fortsatt kan leses.
Fra januar 2025 kan elektronisk regnskapsmateriale oppbevares i EØS, Storbritannia og Sveits uten særskilt søknad når vilkårene er oppfylt. Skattekontoret skal informeres om oppbevaringen. Se Skatteetatens regelendring . Kontroller plassering og tilgang hos leverandøren.
Før du bytter regnskapssystem
- Eksporter bilag med vedlegg, hovedbok, reskontro, rapporter og nødvendig dokumentasjon av kontrollsporet.
- Kontroller at bilagsnummer og koblinger følger med, og prøv å finne igjen konkrete transaksjoner.
- Avklar hvem som har ansvar for arkivet og hvordan tilgang opprettholdes etter at abonnementet avsluttes.
- Dokumenter lagringssted, sikkerhetskopi og frister.
En SAF-T-fil inneholder regnskapsdata, men erstatter ikke automatisk fakturavedlegg og resten av arkivet. Ikke si opp tilgangen før uttrekket er kontrollert.
Artikkelen er sist oppdatert: 2026-09-06