SAF-T og historiske bilag
Ta ut riktig SAF-T-versjon fra gammelt system, velg mellom import og arkiv, og sikre bilagsarkivet før gammel tilgang avsluttes.
En SAF-T Financial-fil i dagens 1.x-format er ikke et komplett bilagsarkiv. Den kan inneholde posteringer, hovedbok, grunndata og referanser som peker mot dokumentasjon, men selve fakturaen, kvitteringen, kontrakten eller godkjenningen må normalt eksporteres og oppbevares separat.
Tre lag med historikk
| Lag | Eksempel | Hvordan sikres det? |
|---|---|---|
| Strukturert regnskapsdata | Konto, dato, beløp, MVA og motpart | SAF-T og regnskapsrapporter |
| Dokumentreferanse | Bilagsnummer, fakturanummer eller system-ID | Mapping mellom SAF-T og arkiv |
| Original dokumentasjon | PDF, EHF, bilde, avtale og godkjenning | Eksport fra dokument- eller fagsystem |
Hvis dokumentreferansen endres ved import, må virksomheten oppbevare en kobling mellom gammel og ny ID. Ellers kan transaksjonen finnes i det nye systemet uten at underlaget kan hentes frem.
Ta ut riktig versjon fra gammelt system
Gamle systemer kan ha ujevn datakvalitet, manglende vedlegg eller kontoer som ikke passer ny rapportering, og de kan inneholde flere regnskapsår som eksporteres i ulike SAF-T-versjoner. Versjon 1.20 kunne brukes til og med 2024, 1.30 gjelder for 2025 og 2026, og 1.40 kan brukes nå og blir eneste gyldige format fra 1. januar 2027. Lagre versjonsnummer og periode sammen med hver fil.
| Område | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Kontoplan | Er kontoene forståelige og relevante? |
| Perioder | Dekker uttrekket riktig tidsrom? |
| Bilag | Finnes vedlegg i systemet eller separat? |
| Åpne poster | Er saldoene reelle og avstemt? |
Ta uttrekket før lisens eller administratorrettigheter avsluttes. Behold gjerne lesetilgang i en avgrenset periode, men ikke bruk gammel løsning til ny bokføring etter skjæringsdato. Teknisk eksport er ikke nok: regnskapsfører bør vurdere om dataene kan brukes som grunnlag for rapportering, import eller arkiv. Se SAF-T-datakvalitet.
Arkiv eller import?
Ikke all historikk må importeres i nytt system. Importer bare historikk som gir operativ verdi, og behold resten i et søkbart og tilgangsstyrt arkiv. Åpne poster og aktive forhold tas videre mer kontrollert, se SAF-T og åpne poster.
| Materiale som bør bevares | Hvorfor det trengs |
|---|---|
| SAF-T | Strukturert regnskapshistorikk |
| Bilag | Dokumentasjon for posteringer |
| Avstemminger | Forklarer balanse og åpne poster |
| Årsoppgjørsmapper | Viser vurderinger og rapportering |
Før gammel tilgang avsluttes
- Eksporter SAF-T for alle relevante perioder og formatversjoner.
- Eksporter bilagsarkivet i et lesbart format med stabile filnavn eller manifest.
- Ta ut resultat, balanse, hovedbok, MVA og reskontro som kontrollrapporter.
- Test stikkprøver fra rapport til postering og videre til dokument.
- Dokumenter hvor arkivet ligger, hvem som har tilgang og hvilken periode det dekker.
Test arkivet som en fremtidig bruker. Lagre SAF-T-filen uendret sammen med kontrollrapporter, bilagsmanifest, formatversjon og en kort leserveiledning. En person som ikke deltok i migreringen bør klare å finne en rapportlinje, hovedbokspost og tilhørende dokument uten leverandørens brukergrensesnitt. Kontroller arkivet med jevne mellomrom og ved endring av lagringsløsning.
Skatteetatens nye SAF-T Financial 1.40 blir eneste gyldige format fra 1. januar 2027, men det gjør ikke 1.x til et komplett dokumentformat. Planene for SAF-T 2.0 omfatter mer detaljerte SourceDocuments; dette er ikke en grunn til å utsette eksport av dagens bilagsarkiv eller anta at 2.0 allerede er obligatorisk.
Les SAF-T og bilagsdokumentasjon før systemet stenges. Aiak kan kontrollere at data, rapporter og dokumentasjon fortsatt kan kobles sammen.
Sist gjennomgått: 2026-08-30