Ansattutlegg: regler, bokføring og dokumentasjonskrav

Ansattutlegg er kostnader en ansatt betaler med egne penger på vegne av arbeidsgiveren, og som arbeidsgiveren refunderer etter kvittering. Typiske eksempler er en togbillett, et hotellopphold, parkering eller småinnkjøp til kontoret.

Et utlegg er ikke lønn. Når den ansatte får tilbake nøyaktig det som er lagt ut for arbeidsgiveren, mot kvittering, er refusjonen verken skattepliktig eller trekkpliktig, og den gir ikke arbeidsgiveravgift. Refusjonen skal heller ikke rapporteres i a-meldingen.

Utlegg eller godtgjørelse?

Blander man disse, blir det lett feil i både lønn og regnskap.

Bokføring av ansattutlegg

Utlegget føres som kostnad når det godkjennes, mot gjeld til den ansatte. Gjelden gjøres opp når utlegget betales tilbake, enten separat eller sammen med lønnen.

Eksempel: En ansatt legger ut 1 250 kroner for kontorrekvisita, inkludert 250 kroner i mva.

Ved utbetaling:

Utbetales refusjonen sammen med lønnen, legges den inn som en egen linje på lønnsslippen som ikke er skattepliktig. Den skal ikke føres på en lønnskonto.

Vanlige kostnadskontoer

Mva på ansattutlegg

Arbeidsgiveren kan trekke fra inngående mva på et utlegg bare når kvitteringen oppfyller kravene til salgsdokument og kjøpet er til bruk i avgiftspliktig virksomhet.

Krav til dokumentasjon

Etter bokføringsforskriften må kvitteringen vise hvem som har solgt, dato, hva som er kjøpt og beløpet med mva. Selgerens organisasjonsnummer og «MVA» må stå på kvitteringen for at mva kan trekkes fra. I tillegg bør utleggsskjemaet vise:

• hvem som har lagt ut
• formålet med kjøpet, og for bevertning: hvem som deltok
• hvem som har godkjent utlegget

Det kreves ikke originalkvittering på papir. Et bilde eller en elektronisk kvittering er nok, så lenge den er lesbar og tas vare på i 5 år etter regnskapsårets slutt.

Godkjenning og internkontroll

• Den som har lagt ut, skal ikke godkjenne sitt eget utlegg. Daglig leders utlegg bør godkjennes av styreleder eller en annen person.
• Sett en frist for innlevering, for eksempel innen utgangen av måneden etter kjøpet.
• Sammenlign mot kortutskrifter og tidligere utlegg for å fange opp duplikater.
• Kjøp som er private eller mangler formål, refunderes ikke, eller behandles som lønn.

Ofte kan en bedriftskortløsning erstatte mange utlegg, fordi kjøpet da betales direkte fra bedriftens konto og kvitteringen knyttes til transaksjonen.

Vanlige feil

Aiak behandler utlegg og reiseregninger fortløpende som del av lønnskjøringen, uansett hvilket regnskapssystem du bruker.

Relaterte emner

• Hva er utlegg?
• Ansattreskontro
• Avregning
• Diett
• Personalkostnad