Reiseregning
Hva en reiseregning er, hvilke opplysninger den må ha for trekkfri godtgjørelse, satsene for 2026 og hvordan den føres i regnskapet.
En reiseregning er oppstillingen en ansatt leverer etter en tjenestereise for å få dekket utlegg og godtgjørelser. Den er både bilag i regnskapet og dokumentasjonen som avgjør om godtgjørelsen kan utbetales uten forskuddstrekk. Mangler reiseregningen opplysninger som skattereglene krever, blir godtgjørelsen i utgangspunktet skattepliktig lønn.
Hva reiseregningen må inneholde
For at diett, nattillegg og kilometergodtgjørelse skal være trekkfri, må reiseregningen etter skattebetalingsforskriften blant annet vise:
- den reisendes navn, adresse og fødselsnummer
- reisens formål
- tidspunkt for avreise og hjemkomst
- reiserute og sted for oppdraget
- overnattingssted med navn og adresse, og om det var hotell, pensjonat eller privat overnatting
- måltider som arbeidsgiver eller andre har dekket, slik at satsen reduseres
- ved bilgodtgjørelse: dato, kjørestrekning, antall kilometer, formål og eventuelle passasjerer
- at den reisende har bekreftet opplysningene, med underskrift eller elektronisk godkjenning
Utlegg som refunderes etter regning, som fly, tog, taxi og hotell, dokumenteres med kvittering. Den må vise hva som er kjøpt, dato og pris. Kravet om originalkvittering er opphevet, så et bilde eller en elektronisk kvittering holder.
Satser for 2026
| Godtgjørelse | Trekkfri sats 2026 |
|---|---|
| Diett på dagsreise, 6–12 timer | 200 kr |
| Diett på dagsreise, over 12 timer | 400 kr |
| Diett med overnatting på hotell, per døgn | 693 kr |
| Nattillegg ved privat overnatting uten kvittering, innenlands | 452 kr |
| Kilometergodtgjørelse, bil og elbil | 3,50 kr/km |
Satsene for diett reduseres når måltider er dekket (frokost 20 %, lunsj 30 %, middag 50 %). Statens sats for kilometergodtgjørelse er 5,30 kr/km i 2026. Betaler arbeidsgiver mer enn den trekkfrie satsen på 3,50 kr, er det overskytende trekkpliktig lønn. Se Skatteetatens kost- og losjisatser.
Eksempel
En ansatt kjører egen bil 240 km tur-retur til en kunde og er borte i 13 timer uten at måltider er dekket. Arbeidsgiver betaler trekkfri kilometergodtgjørelse og diett.
| Post | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Kilometergodtgjørelse | 240 km × 3,50 kr | 840 kr |
| Diett, dagsreise over 12 timer | Sats | 400 kr |
| Parkering etter kvittering | 150 kr | |
| Til utbetaling | 1 390 kr |
Bokføring når reiseregningen er godkjent:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7100 Bilgodtgjørelse, oppgavepliktig | 840 | |
| 7150 Diettkostnader, oppgavepliktig | 400 | |
| 7140 Reisekostnad, ikke oppgavepliktig | 150 | |
| 2910 Gjeld til ansatte | 1 390 |
Kilometergodtgjørelsen og dietten rapporteres i a-meldingen som trekkfrie ytelser, men gir ikke arbeidsgiveravgift. Utlegg dekket etter kvittering rapporteres ikke.
Oppbevaring
Reiseregningen og kvitteringene er regnskapsmateriale. De skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13. Les mer om oppbevaring av regnskapsmateriale.
Vanlige feil
- Reiseregningen mangler formål eller tidspunkt, slik at dietten blir trekkpliktig.
- Diett utbetales for dagsreiser under 6 timer.
- Måltider dekket av arbeidsgiver trekkes ikke fra satsen.
- Kilometergodtgjørelse etter statens sats (5,30 kr) rapporteres som om hele beløpet var trekkfritt.
- Reiser mellom hjem og fast arbeidssted behandles som tjenestereiser.
Aiak behandler reiseregninger og utlegg som en del av lønnskjøringen, med riktige satser og riktig rapportering. Se også ansattutlegg.