Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er det systematiske arbeidet en virksomhet gjør for å sikre et trygt og forsvarlig arbeidsmiljø, forebygge skader og sykdom og hindre forurensning av det ytre miljøet. Alle virksomheter med ansatte har plikt til å drive HMS-arbeid, uansett størrelse.

HMS henger tett sammen med internkontroll og bedriftshelsetjeneste, og er en del av den sosiale dimensjonen i ESG.

De tre delene av HMS

HMS-pilarer

DelHva det gjelderEksempler på kostnader
HelseFysisk og psykososialt arbeidsmiljøBedriftshelsetjeneste, ergonomisk utstyr, tiltak mot sykefravær
MiljøArbeidsmiljø og ytre miljøVentilasjon, avfallshåndtering, utslippstiltak
SikkerhetForebygging av ulykker og skaderVerneutstyr, opplæring, yrkesskadeforsikring

Lovkrav

  • Arbeidsmiljøloven kapittel 3: arbeidsgiveren skal sørge for systematisk HMS-arbeid (§ 3-1) og selv gjennomgå opplæring i HMS-arbeid (§ 3-5). Se arbeidsmiljøloven.
  • Internkontrollforskriften: beskriver hva det systematiske HMS-arbeidet skal inneholde og hva som skal dokumenteres skriftlig.
  • Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning: regler om verneombud, arbeidsmiljøutvalg (AMU) og bedriftshelsetjeneste.
  • Yrkesskadeforsikringsloven: alle arbeidsgivere må ha yrkesskadeforsikring for de ansatte.

Dette må en bedrift med ansatte ha på plass

KravNår det gjelder
Skriftlige HMS-mål og ansvarsfordelingAlle med ansatte
Kartlegging og risikovurdering, med plan for tiltakAlle med ansatte
Rutiner for å avdekke, rette og forebygge avvikAlle med ansatte
HMS-opplæring for daglig lederAlle med ansatte
VerneombudAlle med 5 eller flere ansatte. Under 5 ansatte kan partene skriftlig avtale en annen ordning
Arbeidsmiljøutvalg (AMU)30 eller flere ansatte, eller 10–29 hvis en av partene krever det
BedriftshelsetjenesteBransjer som er listet i forskriften, og ellers når risikoen tilsier det
YrkesskadeforsikringAlle arbeidsgivere
Jevnlig gjennomgang av HMS-arbeidetAlle med ansatte

Kravene til omfang og dokumentasjon tilpasses virksomhetens størrelse og risiko. Et lite regnskapskontor trenger et enklere system enn en byggentreprenør, men begge må kunne vise frem kartlegging, tiltak og oppfølging.

Slik bygger du et enkelt HMS-system

  1. Kartlegg risiko: gå gjennom arbeidsoppgaver, lokaler, utstyr og psykososiale forhold.
  2. Sett mål og fordel ansvar: hvem har ansvar for hva, og hva skal oppnås i år?
  3. Lag handlingsplan med tiltak, ansvarlig og frist.
  4. Registrer avvik og hendelser og følg dem opp.
  5. Gjennomgå systemet årlig sammen med verneombudet eller AMU.

HMS i regnskapet

HMS-arbeidet gir både løpende kostnader og investeringer:

PostBehandling
Bedriftshelsetjeneste, kurs og HMS-opplæringDriftskostnad (for eksempel 5990 Annen personalkostnad og 6860 Kurs)
YrkesskadeforsikringKonto 5920
Verneutstyr og arbeidstøyDriftskostnad. Arbeidstøy og verneutstyr er skattefritt for den ansatte
Større tiltak som ventilasjon eller sikkerhetsinstallasjonerAktiveres og avskrives når de har levetid på minst 3 år og kostpris på minst 30 000 kr
SykefraværLønn i arbeidsgiverperioden (16 dager) er kostnad, refusjon av sykepenger fra NAV føres på konto 5800

Et godt HMS-arbeid gir ofte lavere sykefravær, og dermed lavere lønnskostnader i arbeidsgiverperioden.

Tilsyn og konsekvenser

Arbeidstilsynet fører tilsyn og kan gi pålegg, ilegge tvangsmulkt og overtredelsesgebyr og i alvorlige tilfeller stanse arbeidet. Mangler i HMS-arbeidet kan også få betydning for erstatningsansvar ved skader.

HMS og bærekraft

HMS er en del av den sosiale dimensjonen i bærekraft. Tall om sykefravær, skader og tiltak brukes i bærekraftsrapportering, og regnskapslovens krav til årsberetning omfatter opplysninger om arbeidsmiljøet for foretak som skal lage årsberetning.

Aiak fører lønn, sykepengerefusjoner og personalkostnader for bedrifter i de fleste regnskapssystemer. Se våre regnskapstjenester.