Internkontrollforskriften
Oversikt over internkontrollforskriften: hvem den gjelder for, de åtte kravene i § 5, dokumentasjonskravene og forskjellen fra internkontroll i regnskapet.
Internkontrollforskriften er den vanlige kortformen for forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (FOR-1996-12-06-1127). Den krever at virksomheter jobber systematisk med helse, miljø og sikkerhet (HMS) og kan dokumentere det.
Forskriften handler altså om arbeidsmiljø, sikkerhet og miljø, ikke om økonomisk kontroll. Kontrollrutiner i regnskapet omtales i artikkelen om internkontroll.
Hvem gjelder forskriften for?
Forskriften gjelder i praksis alle virksomheter som har ansatte, og er hjemlet i flere lover, blant annet arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, brann- og eksplosjonsvernloven og produktkontrolloven. Kravene skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risiko og størrelse. En liten bedrift med to ansatte trenger derfor et langt enklere system enn en industribedrift.
Arbeidstilsynet, Statsforvalteren, Miljødirektoratet, DSB og andre etater fører tilsyn innenfor sine områder.
Forskriftens oppbygning
| Paragraf | Tema |
|---|---|
| § 1 | Formål |
| § 2 | Virkeområde |
| § 3 | Definisjoner |
| § 4 | Plikt til internkontroll |
| § 5 | Innholdet i HMS-arbeidet og dokumentasjon |
| §§ 6–11 | Samordning, tilsyn, dispensasjon, klage, reaksjoner og ikrafttredelse |
De åtte kravene i § 5
Virksomheten skal:
- Sørge for at de lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, er tilgjengelige, og ha oversikt over de viktigste kravene.
- Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i HMS-arbeidet, og informere om endringer.
- Sørge for at arbeidstakerne medvirker, slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.
- Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
- Ha oversikt over organiseringen, inkludert fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet.
- Kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og lage planer og tiltak for å redusere risikoen.
- Ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på kravene.
- Overvåke og gjennomgå internkontrollen systematisk for å sikre at den fungerer som forutsatt.
Hva må dokumenteres skriftlig?
Punkt 4 til og med 8 skal dokumenteres skriftlig. Det betyr i praksis:
| Punkt | Typisk dokumentasjon |
|---|---|
| 4. Mål | Kort HMS-målsetting, for eksempel om sykefravær og skader |
| 5. Organisering | Oversikt over hvem som har ansvar for hva, inkludert verneombud |
| 6. Risikovurdering | Kartlegging av farer, vurdering og handlingsplan |
| 7. Avvik | Rutine og skjema for å melde og følge opp avvik |
| 8. Gjennomgang | Referat fra den periodiske gjennomgangen av systemet |
Forskriften fastsetter ikke hvor ofte gjennomgangen skal skje, men en årlig gjennomgang er vanlig praksis.
Roller og ansvar
Arbeidsgiveren, i et AS normalt representert ved daglig leder, har ansvaret for at internkontrollen etableres og følges. Oppgaver kan delegeres, men ansvaret kan ikke det.
- Verneombud: påkrevd i virksomheter med minst 10 ansatte, og kan avtales bort i mindre virksomheter.
- Arbeidsmiljøutvalg (AMU): påkrevd i virksomheter som jevnlig har minst 30 ansatte, og kan kreves av en av partene i virksomheter med 10–29 ansatte. Se AMU (Arbeidsmiljøutvalg).
- Bedriftshelsetjeneste: påkrevd i bransjer som er særskilt nevnt i regelverket.
Slik kommer en liten bedrift i gang
- Lag en liste over lover og forskrifter som gjelder virksomheten.
- Skriv to eller tre konkrete HMS-mål.
- Gå gjennom arbeidsplassen sammen med de ansatte og noter farer og tiltak.
- Lag en enkel rutine for avviksmelding.
- Sett av tid én gang i året til å gå gjennom alt og oppdatere dokumentene.
Aiak er regnskapsfører og leverer ikke HMS-rådgivning, men vi kan hjelpe med de økonomiske kontrollrutinene i regnskapet.