Internkontroll i regnskapet
Internkontroll handler om å hindre feil og misbruk i regnskapet. Her er kontrollene som gir mest effekt i en liten bedrift.
Internkontroll i regnskapet er rutinene som sikrer at regnskapet er riktig, at pengene brukes som avtalt og at feil og misbruk oppdages. Styret har ansvar for at virksomheten har en forsvarlig kontroll med formuesforvaltningen, og bokføringsloven krever at regnskapet er fullstendig, sporbart og sikret. For en liten bedrift trenger ikke internkontrollen å være omfattende, men den må være reell.
De viktigste kontrollene
| Kontroll | Hvordan | Hvorfor |
|---|---|---|
| Arbeidsdeling | Den som registrerer en faktura, er ikke alene om å betale den | Hindrer at én person kan misbruke midler |
| Attestasjon og godkjenning | Leverandørfakturaer attesteres av den som bestilte, og godkjennes av leder | Sikrer at det bare betales for det som er levert |
| Bankfullmakter | Betalinger over et visst beløp krever to godkjennere | Reduserer risiko for feil og svindel |
| Bankavstemming | Månedlig, med signert dokumentasjon | Avdekker feil og uvanlige bevegelser |
| Tilgangsstyring | Riktige roller i regnskapssystem og bank, og fjerning av tilgang når noen slutter | Hindrer uautoriserte endringer |
| Endringer i leverandørregister | Nye kontonumre kontrolleres ved å ringe leverandøren på kjent nummer | Stopper fakturasvindel |
Fakturasvindel og direktørsvindel
Mange svindelforsøk kommer som falske fakturaer eller e-poster der «daglig leder» ber om en rask betaling. Den beste kontrollen er enkel: ingen endring av kontonummer eller hastebetaling uten bekreftelse via en annen kanal.
Kontrollspor og dokumentasjon
Bokføringsloven krever at det skal være mulig å følge hver transaksjon fra bilag til regnskap og rapporter, og tilbake. Det kalles kontrollspor. Regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt, og det skal være sikret mot endring og tap. Se kontrollspor i regnskap.
Fordeling mellom bedriften og regnskapsføreren
| Bedriften | Regnskapsføreren |
|---|---|
| Godkjenner fakturaer og betalinger | Bokfører og avstemmer |
| Leverer bilag og informasjon i tide | Følger opp avvik og mangler |
| Styret fastsetter årsregnskapet | Utarbeider årsregnskap og skattemelding |
Regnskapsføreren kan ikke overta styrets ansvar, men kan bygge kontrollene inn i rutinene. Et moderne regnskapssystem med godkjenningsflyt og automatisk bankavstemming, som ReAI, gjør mye av kontrollen automatisk.
Vanlige spørsmål
Hvor mye internkontroll trenger en enkeltmannsbedrift? Mindre, fordi eieren gjør alt selv. Månedlig bankavstemming og ryddig bilagsflyt er likevel nødvendig.
Må vi skrive ned rutinene? Det er ikke et generelt krav for små foretak, men skriftlige rutiner gjør det enklere å dokumentere kontrollen og å lære opp nye.
Les også internkontroll etter regnskapsopprydding og tilgangsstyring i regnskapssystemet. Kontakt AIAK for en gjennomgang av rutinene deres.