Regnskap for konsulentselskap

Regnskap for konsulentselskap handler i stor grad om å ha kontroll på timer, fakturering og lønnsomhet per prosjekt. Konsulentbransjen er tjenestebasert, med lave varekostnader men høye lønnskostnader, og regnskapet må gjenspeile dette.

Særtrekk ved konsulentregnskapet

Konsulentselskaper har en forretningsmodell der inntektene i hovedsak kommer fra fakturerte timer. De viktigste regnskapsområdene er:

Nøkkeltall for konsulentselskaper

For å styre et konsulentselskap effektivt bør du følge med på:

• Faktureringsgrad – andel av tilgjengelige timer som faktureres kunder
• Gjennomsnittlig timepris – faktisk oppnådd pris per fakturerte time
• Inntekt per konsulent – total omsetning delt på antall konsulenter
• Dekningsbidrag per prosjekt – inntekt minus direkte kostnader

En god faktureringsgrad for konsulentselskaper ligger typisk mellom 70 % og 85 %. Under dette nivået bør man vurdere tiltak for å øke utnyttelsesgraden.

Eksempel: faktureringsgrad og timepris

Et konsulentselskap med fire konsulenter har 1 700 tilgjengelige timer per konsulent i året, altså 6 800 timer. Selskapet fakturerer 5 100 timer til en gjennomsnittlig timepris på 1 250 kr.

Øker faktureringsgraden med fem prosentpoeng til 80 %, gir det 340 timer mer i året og 425 000 kr i økt inntekt uten flere ansatte. Derfor bør timene avstemmes mot fakturaene hver måned.

Arbeid i gang ved månedsslutt

Konsulenter som fakturerer etterskuddsvis, har ofte timer som er utført, men ikke fakturert, når måneden eller året avsluttes. Timene er opptjent inntekt og skal med i regnskapet for perioden de er utført i. Et selskap som har 180 ufakturerte timer à 1 250 kr per 31. desember, fører 225 000 kr som opptjent, ikke fakturert inntekt på konto 1530. Uten periodiseringen blir årets resultat for lavt og neste års for høyt.

Timeregistrering

God timeregistrering er grunnmuren i konsulentregnskapet. Uten nøyaktig registrering av timer er det umulig å fakturere korrekt eller analysere lønnsomheten per prosjekt.

Fakturering

Konsulentselskaper bruker ulike faktureringsmodeller. Les mer om prosjektfakturering for en gjennomgang av de vanligste modellene og hvordan de påvirker regnskapet.

Selskapsform

Mange konsulenter starter som enkeltpersonforetak, men vokser ofte over i et aksjeselskap (AS) når omsetningen øker. Et AS gir bedre muligheter for skatteplanlegging gjennom lønn og utbytte, og ansvarsbegrensningen er viktig når man påtar seg oppdrag med risiko.

Regnskapsfører for konsulentselskap

Et konsulentselskap lever av timer, kapasitet og gode marginer. Derfor trenger du en regnskapsfører som ikke bare fører tallene, men som også hjelper deg å følge opp prosjektøkonomi, fakturering, lønn med bonus og variable tillegg, utlegg og lønnsomhet gjennom måneden. Problemene oppstår typisk når timer ikke faktureres raskt nok, reiseregninger henger etter, lønnskostnader ikke følges mot inntekt, eller ledelsen må vente for lenge på prosjekt- og kundedata.

Vi kan som regel jobbe i systemet dere allerede bruker, se regnskapssystemene vi jobber i. Det gjelder rådgivningsmiljøer, IT- og teknologikonsulenter, arkitekt- og ingeniørmiljøer og andre som fakturerer timer.

Bytte regnskapsfører for konsulentselskap

Når fakturering stopper opp, rapportene kommer for sent eller ingen har reell kontroll på prosjektøkonomien, er det ofte mer lønnsomt å bytte regnskapsfører enn å leve med dårlig flyt. Før byttet bør det være avklart hvordan timer og prosjekter henger sammen med fakturagrunnlaget, hvilke rapporter ledelsen bruker i dag, status på lønn, bonus og feriepengegrunnlag, og hvilke integrasjoner som brukes mot regnskapssystemet. Se hvordan bytte regnskapsfører.

Hva koster regnskapsfører for konsulentselskap?

Et konsulent-AS med én ansatt eier, 3 kundefakturaer og 6 kostnadsbilag i måneden har rundt 120 bilag i året med lønnskjøringen. Aiak gir deg en fast pris avtalt på forhånd, med lønn, MVA og årsoppgjør inkludert. Se også lønn eller utbytte. Les om priser eller ta kontakt for regnskapshjelp tilpasset konsulentbransjen.