Timeregistrering for konsulenter
Timeregistrering er grunnlaget for fakturering og lønnsomhetsanalyse i konsulentselskaper. Gode rutiner sikrer korrekt fakturering og bedre prosjektstyring.
Timeregistrering er selve grunnlaget for økonomistyring i et konsulentselskap. Timene er produktet som selges, og uten nøyaktig registrering mister virksomheten kontroll over både inntekter og lønnsomhet.
Hvorfor timeregistrering er viktig
For et konsulentselskap har timeregistreringen flere funksjoner:
- Faktureringsgrunnlag – timer er grunnlaget for kundefakturering
- Prosjektstyring – oppfølging av forbruk mot budsjett
- Lønnsomhetsanalyse – måling av dekningsbidrag per prosjekt
- Kapasitetsplanlegging – fordeling av ressurser mellom prosjekter
- Dokumentasjon – bevis på utført arbeid ved eventuell uenighet
Kategorisering av timer
Ikke alle timer i et konsulentselskap er fakturerbare. En god timeregistrering skiller mellom ulike kategorier:
| Timekategori | Eksempler | Fakturerbar |
|---|---|---|
| Kundetimer | Rådgivning, analyse, utvikling | Ja |
| Reisetid | Transport til og fra kunde | Avhenger av avtale |
| Intern tid | Administrasjon, møter, opplæring | Nei |
| Salg og tilbud | Tilbudsarbeid, kundedialog | Nei |
| Fravær | Ferie, sykdom, permisjon | Nei |
Rutiner for timeføring
De beste resultatene oppnås med daglig timeføring. Timer som føres i etterkant, blir lettere glemt eller ført på feil prosjekt. Gode rutiner inkluderer:
- Føre timer daglig ved arbeidsdagens slutt
- Bruke tydelige aktivitetskoder per prosjekt
- Skrive korte beskrivelser av utført arbeid
- Godkjenning av timer av prosjektleder før fakturering
Fra timer til faktura
Når timene er godkjent, danner de grunnlaget for prosjektfakturering. Et godt timesystem bør kunne eksportere godkjente timer direkte til fakturagrunnlag, slik at prosessen fra timeføring til faktura blir effektiv og feilfri.
Faktureringsgraden – andelen av tilgjengelige timer som faktureres – er det viktigste nøkkeltallet for et konsulentselskap. Følg dette tett for å sikre lønnsomheten.
Trenger du hjelp med å sette opp gode rutiner? Ta kontakt for en uforpliktende prat.