Butikk og nettbutikk – ett salg skal bare bokføres én gang
Hold orden på salgskanal, betalingsoppgjør og lager når kunden handler på nett og møter deg i butikken.
Når du driver butikk og nettbutikk sammen, kan ett kjøp dukke opp i flere systemer. Nettbutikken har ordren, kassen registrerer en hendelse, betalingsleverandøren sender et oppgjør og banken viser pengene.
Det betyr ikke at du har fire salg. Aiak hjelper med kassasystem og regnskap og netthandelsregnskap , slik at samme handel kan følges gjennom systemene uten å telles dobbelt.
Skill mellom salgssted og betalingsmåte
En kunde kan betale med kort i nettbutikken eller med kort ved disken. Betalingsmåten alene forteller derfor ikke hvilken salgsrapport du skal bruke.
| Hendelse | Salgsgrunnlag | Kontrollpunkt |
|---|---|---|
| Kunden kjøper og betaler i butikken | Kassasystemets dokumentasjon | Avstem dagsoppgjør og betalingsrapport |
| Kunden kjøper og betaler på nett | Nettbutikkens salgsdokumentasjon | Avstem netthandelsoppgjøret |
| Kunden har betalt på nett og henter i butikk | Det opprinnelige nettkjøpet | Henting skal ikke skape et nytt salg |
| Kunden reserverer på nett og betaler i butikk | Salget når kjøpet gjennomføres i butikken | Reservasjonen må skilles fra et ferdig nettkjøp |
Tabellen beskriver kontrollbehov. Den betyr ikke at alle nettbutikk- eller kassasystemer har ferdig støtte for klikk og hent. Slik funksjonalitet og integrasjon må avklares med leverandøren.
Velg én kilde til bokføring per salgsflyt
Skriv ned hvilken rapport eller integrasjon som bokfører hver type salg. Da blir det enklere å se hva de andre rapportene skal brukes til.
Et vanlig problem er at nettbutikken overfører salget, mens bankutbetalingen bokføres som om den var en ny inntekt. Et annet er at en ferdig betalt nettordre registreres som et nytt kassesalg ved utlevering.
Bruk nettordren eller kvitteringsreferansen til å finne tilbake til den opprinnelige handelen. Se også kassasystem og regnskapskobling .
Lag en egen rutine for returer på tvers av kanalene
Hvis en kunde returnerer et nettkjøp i butikken, må ansatte kunne finne originalordren. Bestem deretter hvem som registrerer returen, hvem som refunderer betalingen og hvor salgsdokumentasjonen korrigeres.
Kontroller at:
- tilbakebetalingen gjelder riktig kjøp og beløp
- samme refusjon ikke gjennomføres både i nettbutikk og kasse
- salgsdokumentasjonen og regnskapet blir korrigert i riktig flyt
- varen vurderes før den legges tilbake som salgbar beholdning
- eventuell prisforskjell ved bytte kan forklares
En vare som er mottatt i retur, er ikke automatisk i samme stand som før salget. Lager og betaling må følges opp hver for seg.
Felles produktregister er nyttig – lageransvaret må også være tydelig
Samme SKU i butikk og nettbutikk gjør det lettere å identifisere riktig variant. Men en felles produktliste er ikke det samme som automatisk lagerreservasjon mellom alle kanaler.
Avklar hvilket system som er kilden for beholdning, når lageret oppdateres og hvem som retter avvik. Har dere flere lagersteder, må det også være tydelig hvor varen fysisk befinner seg.
Vi hjelper med lageravstemming og vareflyt . Bruk guiden til varetelling i butikk til å planlegge den fysiske kontrollen.
Avstem oppgjørene uten å miste kanalene
En betalingsleverandør kan samle flere salg i én bankutbetaling. Oppgjøret må fortsatt kunne forklares med salgsgrunnlag, gebyrer og refusjoner. Avtal hvordan butikk og nettbutikk skilles i rapportene.
Ikke tving dagens bankbeløp til å bli lik dagens salg. Utbetalingstid og justeringer kan forklare forskjellen. Se betalingsoppgjør for nettbutikk for et avstemmingseksempel.
Få hjelp til å kartlegge flyten
Aiak kan begynne med én salgsflyt eller gå gjennom hele kombinasjonen av butikk, nettbutikk og lager. Vi avklarer ansvar, rapporter og regnskapsoppsett i systemene dere bruker.
Kontakt oss om kasse og regnskap hvis kasseoppgjørene er flaskehalsen. Gjelder utfordringen først og fremst nettbetalingen, be om hjelp til nettbutikken .