Kassasystem og regnskap
Praktisk guide til sammenhengen mellom kassasystem, dagsoppgjør og regnskap.
Et kassasystem registrerer salget og lager grunnlag for kvittering og rapportering. Betalingsterminalen håndterer betalingen. Regnskapet må forklare både salget og oppgjøret som kommer senere.
Trenger du hjelp med å sette dette sammen, se Aiaks hjelp med kassasystem og regnskap.
Kontantsalg er mer enn sedler
Betaling med kort eller mobil kan også være kontantsalg når kunden gjør opp ved salget. Som hovedregel skal bokføringspliktige med kontantsalg bruke et kassasystem med produkterklæring. Det finnes unntak som må vurderes konkret.
Skatteetaten bruker ikke en generell ordning der de «godkjenner» hvert kassasystem. Leverandørens produkterklæring og riktig bruk av løsningen er sentralt. Fra 2026 skal leverandørene sende produkterklæringen elektronisk til Skatteetaten. Spør leverandøren om erklæringen gjelder den versjonen du bruker. Se Skatteetatens informasjon om kassasystem og listen over systemer med produkterklæring.
Z-rapport og dagsoppgjør
En X-rapport gir en oversikt underveis i kassadagen. Z-rapporten brukes ved avslutningen. Dagsoppgjøret skal gi grunnlag for å kontrollere registrerte salg og betalingsmåter.
| Kontroll | Hva du ser etter |
|---|---|
| Salg | Omsetning og avgiftsfordeling |
| Betalingsmåter | Fordeling mellom kontant, kort og andre aktuelle metoder |
| Returer | Sammenheng med opprinnelig salg og tilbakebetaling |
| Kontanter | Dokumentert telling og forklaring på differanser når relevant |
| Oppgjør | Sammenheng med rapport fra betalingsleverandøren |
Avklar hvem som avslutter dagen og hvem som følger opp avvik. Regnskapsføreren trenger dokumentasjonen fra salgsstedet, ikke bare en bankutskrift.
Avstem kortoppgjøret separat
Kasserapporten og kortoppgjøret kan dekke ulike perioder. Gebyrer og refusjoner gjør også at bankinnbetalingen avviker fra salget.
Hvis kassasalget allerede er bokført, skal ikke nettobeløpet fra betalingsleverandøren føres som nytt salg. Se avstemming av betalingsoppgjør for et regneeksempel som også er relevant for kortbetaling i butikk.
Terminal eller mobil som terminal
Tap to Pay kan la en kompatibel mobil ta imot kontaktløs kortbetaling. Mobilen må inngå i et støttet betalings- og kasseoppsett. Den erstatter ikke behovet for å registrere salget og dokumentere kassadagen.
ReAI kassasystem støtter terminal og kompatible mobiloppsett gjennom Adyen. Aiak kan hjelpe med regnskapsrutinene rundt løsningen, eller med systemet du allerede har.
Koble sammen butikk, nettbutikk og lager
Når samme virksomhet selger i flere kanaler, bør du ha klare referanser og unngå dobbeltføring. Avtal hvilket system som er kilden for produktdata og beholdning.
Se hjelp til nettbutikk, lager og logistikk og regnskap for butikk. Vil du gå gjennom kasseoppsettet ditt, send en uforpliktende forespørsel.