Slik avstemmer du betalingsoppgjør i nettbutikken

Et betalingsoppgjør er ikke en ny salgsrapport. Det viser hvordan betalingsleverandøren gjør opp penger på vegne av butikken. Beløpet på bankkontoen kan være redusert av gebyrer, refusjoner eller andre dokumenterte justeringer.

Derfor trenger du tre grunnlag: salget, betalingsoppgjøret og bankinnbetalingen. Aiak hjelper med denne sammenhengen som del av oppsett og regnskap for nettbutikk .

Et enkelt regneeksempel

Anta at oppgjørsrapporten for én avgrenset periode viser følgende. Tallene er et illustrativt eksempel, ikke en anbefaling av bestemte gebyrsatser.

Utbetalingen er altså ikke 47 250 kroner i nytt salg. Hvis salget allerede er bokført fra nettbutikken, skal bankoppgjøret avstemmes mot det eksisterende grunnlaget. Føring av nettobeløpet som ny omsetning kan både doble salget og skjule gebyrene.

Slik kan det bokføres

Et vanlig oppsett er å føre salget mot en egen fordringskonto per betalingsleverandør, og la oppgjøret nulle ut kontoen. Kontonumrene under er eksempler; bruk kontoene i deres egen kontoplan. Salget på 50 000 kr er inkludert 25 % mva.

Salget fra nettbutikken (bokført fra salgsgrunnlaget):

Refusjonen (hvis den ikke allerede er ført fra nettbutikken):

Utbetalingen til bank:

Etterpå står fordringskontoen i null for perioden. Står det igjen en saldo, er det nettopp den som skal forklares. Transaksjonsgebyrer for betalingsformidling er som hovedregel unntatt fra mva, så det er normalt ingen inngående mva å trekke fra på selve gebyret. Abonnementer og andre tjenester fra plattformen kan derimot ha mva, så sjekk fakturaen.

En rutine du kan gjenta hver måned

1. Velg samme valuta og en tydelig periode for kontrollen.
2. Hent salgsgrunnlaget fra nettbutikken og noter hvordan det er bokført.
3. Hent oppgjørsrapport fra hver betalingsleverandør.
4. Skill betalinger, gebyrer, refusjoner og andre justeringer.
5. Match netto oppgjør mot bank med dato og oppgjørsreferanse.
6. Forklar det som gjenstår, og fordel ansvaret for oppfølging.

Tidspunktet er ofte forklaringen på en differanse. Salg siste dag i måneden kan komme i et senere oppgjør. En refusjon kan gjelde et salg fra forrige måned. Hold derfor oversikt over åpne beløp mellom periodene, ikke bare summen som kom inn på bankkontoen denne måneden.

Flere betalingsleverandører

Adyen, Shopify Payments, Vipps og andre leverandører kan ha ulike oppgjørsrapporter og gebyrmodeller. En integrasjon som importerer salg, importerer ikke nødvendigvis alle eksterne betalingsgebyrer.

Avklar for hver leverandør:

• hvor rapporten hentes, og hvem som har tilgang
• om oppgjøret inneholder én eller flere salgskanaler
• hvilke gebyrer som trekkes i oppgjøret eller faktureres separat
• hvordan refusjoner og eventuelle tilbakeføringer vises
• hvilke data som allerede er overført til regnskapet

Driver du fysisk butikk i tillegg, bør rutinen også omfatte kassasystem og dagsoppgjør . Ett samlet oppgjør kan dekke flere salgssteder, mens kasserapportene fortsatt må kunne forklares hver for seg.

Når det ikke stemmer

Kontroller også saldoen ved periodens start og slutt. Månedsavslutning for nettbutikk viser et eksempel med beløp som venter på utbetaling. Gjelder differansen en retur, bruk ansvarslisten for refusjoner .

Ikke lukk differansen med en tilfeldig kostnadspost. Se først etter feil periode, manglende rapport, dobbelt bokført salg, valuta eller en refusjon som er registrert et annet sted. Lag en kort avviksliste med beløp, referanse, ansvarlig og hva som mangler.

Vil du ha hjelp med denne rutinen, kontakt oss om nettbutikken . Vi kan kartlegge én betalingsstrøm først eller avtale løpende avstemming som del av regnskapsarbeidet.