Bytte regnskapsfører når MVA ikke stemmer
Slik bytter du regnskapsfører når MVA-avvik, forsinkede terminer og svak dokumentasjon gjør dagens oppsett for sårbart, og slik ryddes MVA ved overtakelsen.
Hvis MVA stadig må korrigeres, terminene blir et siste-liten-prosjekt eller du ikke får tydelige svar på hva som er feil, er det et alvorlig tegn. Da er ikke problemet bare en enkelt termin, men ofte kvaliteten i hele oppfølgingen. MVA skal ikke være en overraskelse annenhver måned. Den bør være et resultat av løpende bokføring og avstemming. I slike tilfeller kan et bytte av regnskapsfører være nødvendig.
Tegn på et svakt MVA-oppsett
- MVA-beløpet endres rett før frist
- terminer leveres for sent, eller det er usikkert om siste termin er riktig
- gamle avvik flyttes videre til neste termin
- dere mangler dokumentasjon for fradrag eller satser
- regnskapsfører forklarer ikke hva som mangler
- du får ingen plan for å hindre gjentakelse
Forsinkelse kan skyldes manglende bilag fra bedriften, men også svake rutiner hos regnskapsfører.
Hva ny regnskapsfører må få oversikt over
- hvilke terminer som er levert, og status for bokføring, avstemming, innsending og betaling
- hvilke korreksjoner som er gjort eller planlagt
- hvor dokumentasjonen for grunnlaget ligger
- om avviket skyldes system, rutiner eller bokføring
- hvem som har ansvar for neste termin, slik at ingen frist faller mellom to stoler
Typiske MVA-avvik ved overtakelse
Ny regnskapsfører må vite om avviket skyldes feil kode, manglende bilag, periodisering, import, blandet virksomhet eller tidligere rapportering.
| Avvik | Hva bør undersøkes? |
|---|---|
| MVA-konto stemmer ikke | Er rapporterte terminer avstemt? |
| Inngående MVA virker høy | Finnes bilag og fradragsgrunnlag? |
| Utgående MVA virker lav | Er salget riktig kodet? |
| MVA-koder brukes ulikt | Er inntekter og kostnader behandlet konsekvent? |
| Import eller utland | Er grunnlag og motpost ført konsekvent? |
Avstem termin for termin
Hent innsendt melding og sammenlign med bokført grunnlag, MVA-kontoer og dokumentasjon for samme periode. Avvikslisten bør vise periode, konto, MVA-kode, beløp, årsak, berørte bilag, ansvarlig og forslag til behandling. Skill gamle feil fra avvik som tilhører første periode hos ny regnskapsfører, slik at ingen bruker tid på samme spørsmål hver termin.
Ikke flytt en uforklart differanse videre bare for å få neste periode til å stemme. Rettelser må følge en faglig vurdering og dokumenteres. Etter retting avstemmes både MVA-kontoer og berørte rapporter på nytt, og det lagres en sluttavstemming. Se rette MVA-melding og MVA-feil i regnskapet .
Når terminene er forsinket
Lag en gjenopprettingsplan som lister terminene med status. Prioriter eldste og mest fristkritiske periode, men sørg for at nye bilag fortsatt behandles slik at etterslepet ikke vokser. Hvert manglende punkt får ansvarlig og dato.
| Punkt | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Bilag | Hva mangler, og hvem skal skaffe det? |
| Avstemming | Er bank, salg og kjøp kontrollert? |
| MVA-koder | Er inntekter og kostnader behandlet konsekvent? |
| Innsending | Hvem har ansvar for kontroll og levering? |
Når etterslepet er borte, settes interne frister før den offentlige fristen, og MVA-avstemming blir en fast kontroll hver termin. Hvis avvik først oppdages ved årsoppgjør, blir oppryddingen langt mer krevende.
Slik gjør du byttet tryggere
- Bruk hovedguiden for å bytte regnskapsfører for å avklare ansvar.
- Samle dokumentasjonen og tilgangene med sjekklisten .
- Avklar hvordan regnskapstjenestene våre kan ta over kontroll og oppfølging.
Slik starter AIAK
Vi kartlegger siste innsendte periode, åpne avvik og hvilke kilder som styrer MVA-grunnlaget. Deretter rydder vi avvikene og setter en fast rutine for frister og kontroll, slik at hver termin blir forutsigbar. Hvis du vil få vurdert om dagens MVA-oppsett er forsvarlig nok til å videreføres, kan du kontakte oss via kontaktsiden .