NAV i regnskap – Rolle og bruk av Arbeids- og velferdsdata
Praktisk oversikt over NAV sin rolle for bedrifter: A-melding, ytelser som sykepenger og krav til rapportering.
Hva er NAV?
NAV (Arbeids- og velferdsetaten) er den norske etaten som forvalter arbeidsmarkedstjenester, trygdeordninger og velferdsytelser. For regnskapsførere og arbeidsgivere er NAV en sentral aktør som mottar data gjennom rapporteringskrav som A-meldingen og forvalter ytelser som sykepenger, dagpenger og foreldrepenger.
NAVs rolle i norsk regnskap og rapportering
Alle virksomheter som har ansatte, rapporterer lønns- og personaldata til NAV via A-meldingen og andre standarder. NAV bruker disse dataene til å beregne:
| Ytelse | Beskrivelse |
|---|---|
| Sykepenger | Kompensasjon ved sykdom for ansatte som har vært i arbeid |
| Dagpenger | Stønad ved arbeidsledighet |
| Foreldrepenger | Ytelse ved fødsel eller adopsjon |
| Uføretrygd | Langvarige ytelser for personer med varig nedsatt arbeids- og inntektsevne |
Arbeidsgivers forpliktelser overfor NAV
Arbeidsgivere har flere lovpålagte rapporteringsplikter knyttet til NAV. De viktigste er:
- Levering av A-meldingen innen fastsatt frist hver måned.
- Inntektsmelding ved sykefravær ut over arbeidsgiverperioden på 16 kalenderdager, og ved foreldrepenger, svangerskapspenger og pleiepenger. Inntektsmeldingen sendes via lønnssystemet eller NAVs portal, og er grunnlaget for utbetaling eller refusjon.
- Melding om permittering til NAV når ansatte permitteres.
- Oppdatering av arbeidsforholdet i a-meldingen ved ansettelse, endret stillingsprosent og opphør.
- Oppfølging av sykmeldte etter arbeidsmiljøloven, med oppfølgingsplan og dialogmøter.
Refusjon fra NAV i regnskapet
Betaler arbeidsgiveren lønn under sykefravær eller foreldrepermisjon og krever refusjon, føres refusjonen som en fordring på NAV og en reduksjon av lønnskostnaden, for eksempel på konto 5800 Refusjon av sykepenger:
| Hendelse | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Krav om refusjon, 30 000 kr | Fordring på NAV 30 000 | 5800 Refusjon av sykepenger 30 000 |
| NAV betaler | 1920 Bank 30 000 | Fordring på NAV 30 000 |
Refusjonen dekker bare opp til 6G, og arbeidsgiveravgift refunderes ikke. Følg opp åpne refusjonskrav jevnlig, slik at de ikke blir stående. Les mer om sykepenger og egenmelding.
Hvordan NAV bruker data fra a-meldingen
NAV henter løpende informasjon om arbeidsforhold, inntekter og arbeidsavbrudd for å sikre korrekte utbetalinger. Prosessen kan oppsummeres slik:
- Arbeidsgiver genererer og sender A-meldingen via Altinn.
- NAV mottar dataene og sammenstiller dem med andre registre.
- Basert på opplysningene beregner NAV ytelser som sykepenger, dagpenger og foreldrepenger.
- Utbetalinger kontrolleres og utbetales til den enkelte mottaker.