Konto 1380 registrerer lån, lønnsforskudd og andre utlegg som selskapet har ytt til sine ansatte. Fordringen balanseføres og følges opp mot lønnssystemet for avdragstrekk.

Bakgrunn

Fordringer på ansatte oppstår typisk ved:

  • Lønnsforskudd utbetalt før ordinær lønnskjøring
  • Personlige lån innvilget av arbeidsgiver
  • Reiseforskudd som ikke er gjort opp med reiseregning
  • Utlegg som den ansatte skylder tilbake

Prosess for godkjenning av lån og forskudd til ansatte

Avtalekrav

Alle utlån og forskudd skal dokumenteres med:

  • Skriftlig avtale med avdragsplan
  • Godkjenning fra leder eller økonomiansvarlig
  • Avtalt rentesats (rentefrie lån kan utløse fordelsbeskatning som naturalytelse)

Bokføring

Utbetaling:

Debet: Konto 1380 - Fordringer på ansatte       XXX
Kredit: Konto 1920 - Bankinnskudd               XXX

Avdragstrekk via lønn:

Debet: Konto 2930 - Lønn                        YYY
Kredit: Konto 1380 - Fordringer på ansatte       YYY

Nedskrivning

Fordringen vurderes for verdifall, spesielt når en ansatt slutter uten å ha gjort opp. Se prinsippene for tapsavsetninger .

Posteringseksempel

En bedrift utbetaler et lønnsforskudd på 25 000 NOK til en ansatt som trekkes over to måneder:

Debet: Konto 1380 - Fordringer på ansatte       25 000
Kredit: Konto 1920 - Bankinnskudd               25 000

Trekk ved neste lønnskjøring (12 500 NOK):

Debet: Konto 2930 - Lønn                        12 500
Kredit: Konto 1380 - Fordringer på ansatte       12 500

Relaterte artikler