Bytte nettbutikkplattform – behold kontroll på regnskapet
Det gamle salget forsvinner ikke når den nye butikken åpner. Avklar rapporter, returer og oppgjør før byttedatoen.
Når en ny nettbutikk åpner, kommer det ofte fortsatt utbetalinger og returer fra den gamle. Regnskapet ved plattformbytte må derfor følge handelen, ikke bare datoen da designet ble byttet.
Aiak hjelper med netthandelsregnskap og systemoppsett . Vi avklarer den økonomiske overgangen med deg og eventuell teknisk leverandør. Design, utvikling og datamigrering avtales særskilt; regnskapshjelp betyr ikke at alle tekniske deler inngår.
Lag en overgangsoversikt
| Område | Ved avslutning av gammel flyt | Ved oppstart av ny flyt |
|---|---|---|
| Salg | Siste rapport og hvilke ordre den omfatter | Første rapport og hvilke ordre den omfatter |
| Betalingsoppgjør | Utestående beløp per leverandør | Ny avtale, konto og oppgjørsreferanser |
| Returer | Originalordre og hvem som behandler den | Rutine som ikke refunderer samme kjøp igjen |
| Lager | Dato og grunnlag for beholdningen | Kontrollerte åpningsdata og datakilde |
| Dokumentasjon | Tilgang til historiske bilag | Ansvar for lagring og videre kontroll |
Noter hva som er kontrollert, hvem som godkjente det, og hva som gjenstår. Da kan en annen person overta oppfølgingen uten å rekonstruere flyttingen fra e-post.
Eksempel: oppgjør etter byttedatoen
Butikken går over til ny plattform 1. september. Den gamle betalingsleverandøren utbetaler 12 000 kroner 4. september for kjøp fra august. Det er oppgjør for allerede registrert handel, ikke automatisk nytt september-salg.
En retur 10. september kan gjelde den samme gamle butikken. Behold derfor originalreferansen også hvis kundeservice nå jobber i et annet system. Les returer og refusjoner .
Unngå dobbel import
En eksport kan inneholde både historiske ordre og nye ordre. Avtal hvilken periode integrasjonen skal bokføre, og hva som importeres bare for å kunne slå opp gamle kjøp.
Kontroller et utvalg rundt overgangsdatoen. Følg hver ordre fra butikk til salgsdokumentasjon og bank. Et samlet månedsbeløp kan se rimelig ut selv om enkelte ordre er både utelatt og ført dobbelt.
Ikke steng gammel tilgang for tidlig
Avklar hvordan dere henter gamle rapporter, dokumenterer gebyrer og følger opp refusjoner etter avslutning. Ta vare på nødvendig dokumentasjon og avtal hvor den skal finnes. En utløpt innlogging er en dårlig forklaring når et oppgjør må undersøkes senere.
Avtal en første månedskontroll
Den første månedsavslutningen bør omfatte begge flytene. Se spesielt etter forskjøvede utbetalinger, feil åpningsbeholdning, gebyrer fra gamle avtaler og forskjellige rapportperioder.
ReAI er en av løsningene vi samarbeider med. Du kan beholde Shopify eller vurdere ReAI Sites , men et plattformbytte er ikke et krav for å bruke Aiak.
Kontakt oss før du velger overgangsdato . Vi hjelper deg å avgrense oppdraget og avklare ansvar for gammel og ny løsning.