Innkjøpsordre, varemottak og fakturakontroll
En praktisk rutine for å kontrollere hva som er bestilt, mottatt og fakturert før leverandørfakturaen godkjennes.
Fakturakontroll blir enklere når du kan finne bestillingen bak beløpet. En innkjøpsordre gir en referanse for leverandør, varer, antall og pris. Mottaksdokumentasjonen viser hva som faktisk er levert. Leverandørfakturaen må vurderes opp mot begge deler.
Aiak hjelper med denne rutinen som del av lager, logistikk og regnskap . Du kan bruke den både med ReAI og med andre innkjøps- og regnskapssystemer.
Hvem kontrollerer hva?
| Rolle | Typisk ansvar |
|---|---|
| Innkjøper | Bekrefte at bestilling og avtalte priser er riktige |
| Varemottaker | Dokumentere antall, tilstand og avvik ved levering |
| Fakturagodkjenner | Avklare pris, mengde og tillegg før godkjenning |
| Regnskapsfører | Kontrollere regnskapsgrunnlag, føring og avstemming etter avtalt omfang |
I en liten bedrift kan én person ha flere roller. Likevel er det nyttig å skille kontrollpunktene. Regnskapsføreren kan ikke vite om en eske manglet hvis det ikke er dokumentert eller meldt fra om.
Eksempel med dellevering og prisavvik
Bedriften bestiller 100 enheter til 200 kroner per enhet. Første levering inneholder 60. Leverandøren fakturerer 60 enheter til 210 kroner og legger til frakt.
Da har du minst tre spørsmål:
- Er de 60 enhetene mottatt og dokumentert?
- Er prisendringen fra 200 til 210 kroner avtalt?
- Er frakten i tråd med bestillingen eller leveringsvilkårene?
De resterende 40 enhetene må fortsatt følges opp som uavklart levering. At fakturaen er koblet til riktig innkjøpsordre, betyr ikke at prisavviket er godkjent eller at hele ordren er mottatt.
Bruk samme referanse gjennom flyten
Be leverandøren oppgi ordrenummeret på faktura og leveringsdokumentasjon. Samle e-post om prisendringer og avvik der den kan finnes igjen sammen med bestillingen.
ReAI støtter kobling mellom innkjøpsordre og leverandørfaktura. Det kan gjøre dokumentasjonen enklere å finne, men erstatter ikke vurderingen av antall, pris og levering. Se lager og logistikk i ReAI hvis du vurderer et mer samlet systemoppsett.
Ved periodeslutt
Gå gjennom varer som er levert uten faktura, fakturaer som gjelder varer på vei, og bestillinger med uavklarte avvik. Hvilken periode kostnad, lager og gjeld skal høre til, må vurderes ut fra dokumentasjonen og den konkrete handelen.
Ikke bruk fakturadato eller import av en innkjøpsordre som eneste bevis for at varene er på lager. Avklar leveringsvilkår, mottak og eierskap når dette har betydning for regnskapet.
Begynn med leverandørene som betyr mest
Velg de største eller mest feilutsatte varekjøpene først. Innfør tydelige referanser og ansvar, og bruk en kort avviksliste. Når rutinen fungerer, kan du utvide den til flere leverandører.
Se også varelager for netthandel . Trenger du hjelp til oppsett eller opprydding, send en forespørsel om lager og innkjøp .