HELFO-refusjon og bokføring

Behandlere med driftstilskudd eller refusjonsrett mottar månedlig oppgjør fra HELFO. Oppgjøret består av refusjonen for utførte takster minus eventuelle trekk, og skal avstemmes mot pasientregnskapet i journalsystemet hver eneste måned. Riktig bokføring er avgjørende både for skatt, mva-fritak og dokumentasjon ved tilsyn fra HELFO .

Kort oppsummert

• HELFO-refusjon er inntekt og inntektsføres når oppgjøret godkjennes.
• Behandlingsinntekter er fritatt for MVA etter merverdiavgiftsloven § 3-2.
• Egenandel fra pasient er også behandlingsinntekt og MVA-fri.
• Avstemming mellom journalsystem, HELFO og bank må skje hver måned.
• Driftstilskudd fra kommune føres som offentlig tilskudd, ikke som behandlingsinntekt.

HELFO-oppgjøret i tre lag

Et fullstendig oppgjør består av tre pengeflyter som bokføres separat:

Summen av egenandel og refusjon utgjør takstprisen. Driftstilskuddet kommer i tillegg og er en fast månedlig overføring, uavhengig av antall pasienter.

Kontooppsett for klinikk

Hvis klinikken også selger varer (kosttilskudd, salver, hjelpemidler), må disse føres på egen MVA-pliktig konto – salget er ikke fritatt.

Slik fungerer oppgjørssyklusen

1. Behandleren registrerer takster i journalsystemet (HELFO-godkjent EPJ).
2. Egenandel innkreves fra pasient ved konsultasjonen.
3. Takstene sendes elektronisk til HELFO via oppgjørsfilen.
4. HELFO behandler innen ca. 14 dager og overfører netto refusjon til klinikkens konto.
5. Oppgjørsrapporten lastes ned og brukes som bilag i regnskapet.
6. Avvik mellom innsendte takster og godkjent refusjon undersøkes og rettes.

Egenandeler og frikort

Når en pasient når frikorttaket dekker HELFO hele takstprisen for resten av kalenderåret. Behandleren ser dette i journalsystemet og krever ikke inn egenandel. Bokføringsmessig betyr det at hele beløpet kommer fra HELFO, men det er fortsatt behandlingsinntekt på samme konto. Frikorttaket reguleres årlig.

MVA-vurdering ved blandet aktivitet

Mange klinikker har blandet aktivitet: behandling (MVA-fri) og salg av varer eller tjenester som ikke kvalifiserer som helsehjelp (MVA-pliktig). Eksempler:

Hvis MVA-pliktig omsetning overstiger 50 000 kroner i en 12-månedersperiode må klinikken registreres i MVA-registeret for den delen. Det krever fordelingsnøkkel for fellesanskaffelser.

Avstemmingsrutinen

For å unngå avvik som vokser over tid bør månedsrutinen være fast:

1. Hent oppgjørsrapport fra HELFO i Altinn.
2. Sammenlign sum innsendte takster med sum godkjent refusjon.
3. Sammenlign egenandeler bokført med egenandeler i journalsystemet.
4. Avstem innbetaling fra HELFO mot bankkonto.
5. Bokfør eventuelle korrigeringer (renter, etterkrav, justering av tidligere måneder).
6. Avstem kundefordring HELFO mot ventende oppgjør.

Driftstilskudd kommune – egen kategori

Fysioterapeuter med driftshjemmel og fastleger med listeavtale mottar driftstilskudd som er offentlig overføring, ikke betaling for tjenester. Det:

• Bokføres på egen konto for offentlig tilskudd.
• Er MVA-fritt etter merverdiavgiftsloven § 3-2.
• Følger kalenderåret og avregnes mot listestørrelse eller hjemmelsbrøk.

Personvern og bilagshåndtering

HELFO-oppgjørsfiler kan inneholde pasientopplysninger på aggregert nivå, og behandling er underlagt personopplysningsloven . Bilagene bør lagres i system med tilgangsstyring, og databehandleravtale må være på plass mellom klinikk, regnskapsfører og EPJ-leverandør.

Selskapsform

Mange behandlere driver som enkeltpersonforetak (ENK) i oppstartsfasen og går over til aksjeselskap (AS) når omsetningen vokser eller flere behandlere går sammen. Ved overgang er det viktig å huske at driftstilskuddet ofte er knyttet til personen, ikke til selskapet.

Vanlige feil

Slik hjelper AIAK klinikker

AIAK fører regnskap for både fastleger, fysioterapeuter, kiropraktorer, psykologer og tannleger. Vi setter opp HELFO-rutinen ferdig, avstemmer mot oppgjørsrapporten hver måned, og håndterer blandet MVA-aktivitet riktig. Se våre priser eller ta kontakt for en uforpliktende prat.