Hva er bokføringsplikt for frivillige organisasjoner?

Bokføringsplikt for frivillige organisasjoner følger de samme reglene som for alle andre, nemlig bokføringsloven § 2. Det finnes ingen egen grense for frivillige organisasjoner. Mange små foreninger og lag har derfor ikke lovpålagt bokføringsplikt, men de fleste må likevel føre ordnet regnskap på grunn av vedtekter, tilskuddsgivere eller momskompensasjon.

Når har organisasjonen bokføringsplikt etter loven?

Veldedige og allmennyttige organisasjoner blir mva-pliktige først når avgiftspliktig omsetning passerer 140 000 kroner i løpet av 12 måneder. For andre er grensen 50 000 kroner. Stiftelser er alltid regnskapspliktige, i tillegg til at stiftelsesloven stiller egne krav.

Når bokføringsplikten gjelder, skal alle krav i bokføringsloven og bokføringsforskriften følges: løpende bokføring, dokumentasjon av hver transaksjon, spesifikasjoner og oppbevaring i 5 år.

Når kreves ordnet regnskap av andre grunner?

Selv uten lovpålagt bokføringsplikt må mange organisasjoner kunne legge frem et ordnet regnskap:

• Vedtektene krever som regel at årsmøtet godkjenner regnskap og budsjett.
• Idrettslag er bundet av Norges idrettsforbunds lov og regelverk, som stiller krav til regnskap og revisjon.
• Momskompensasjon for frivillige organisasjoner forutsetter dokumenterte driftskostnader, og søknader over en viss størrelse krever revisorattestasjon.
• Tilskuddsgivere, for eksempel kommunen, krever ofte regnskap og rapport som viser hvordan pengene er brukt.
• Frivillighetsregisteret krever at organisasjonen har vedtekter og styre, og registreringen er grunnlag for grasrotandel og momskompensasjon.
• Skattefradrag for gaver krever at organisasjonen er godkjent og rapporterer givernes gaver til Skatteetaten innen fristen for tredjepartsopplysninger. Se skattefradrag for gaver til veldedige organisasjoner.

Eksempel: idrettslaget som leier ut klubbhuset

Et idrettslag har 300 000 kroner i medlemskontingent og tilskudd, og i tillegg 90 000 kroner i leieinntekter fra kortvarig utleie av klubbhuset. Laget er ikke regnskapspliktig og driver ikke næring. Kortvarig utleie av lokaler kan være merverdiavgiftspliktig, men laget er under grensen på 140 000 kroner. Det har derfor ikke lovpålagt bokføringsplikt.

Laget må likevel føre regnskap som tilfredsstiller idrettens regelverk, og som kan brukes i søknaden om momskompensasjon. Passerer utleien 140 000 kroner i løpet av 12 måneder, må laget registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret og følger da bokføringsloven fullt ut.

Styrets ansvar

Frivillige verv fritar ikke styret for ansvar. Styret bør sørge for:

1. To personer ved alle utbetalinger, for eksempel attestasjon og godkjenning i nettbanken.
2. Månedlig avstemming av bankkontoer mot regnskapet.
3. Kvitteringer for alle utlegg, og ingen kontanter uten kvittering.
4. Kontantsalg i kiosk og loddsalg telles og dokumenteres med opptellingsliste signert av to personer.
5. Revisjon eller kontroll i tråd med vedtektene før årsmøtet.

Aiak fører regnskap for foreninger og lag i det regnskapssystemet organisasjonen allerede bruker, og kan sette opp enkle rutiner som frivillige klarer å følge. Se også Hva er en forening? og regnskapstjenestene våre.