Klientmiddelregnskap for eiendomsmegler

Klientmiddelregnskap er et selvstendig regnskap som hvert eiendomsmeglerforetak må føre over klientmidler – penger som tilhører kjøper, selger eller andre, men som forvaltes midlertidig av megleren. Kravet er hjemlet i eiendomsmeglerloven § 3-9 og eiendomsmeglingsforskriften kapittel 3, og er et av de mest sentrale tilsynsobjektene for Finanstilsynet .

Kort oppsummert

• Klientmidler skal holdes fysisk adskilt fra meglerforetakets egne midler.
• Klientregnskapet skal til enhver tid vise riktig beholdning per oppdrag.
• Renter på klientkonto tilfaller normalt klienten, ikke megleren.
• Avstemming mot bank skal skje minst hver måned, med dokumentasjon.
• Brudd kan føre til inndragning av konsesjon etter eiendomsmeglerloven § 8-3.

Hva regnes som klientmidler?

Klientmidler er alle innbetalinger til megleren som ikke er meglerens egne inntekter. Typiske eksempler:

Meglerens eget honorar (provisjon, oppgjørshonorar, tilretteleggingsgebyr) regnes derimot ikke som klientmidler så snart det er opptjent og fakturert.

Krav til klientkonto

Eiendomsmeglingsforskriften § 3-10 stiller flere krav til selve bankkontoen:

• Kontoen må være opprettet i meglerforetakets navn, men være tydelig merket som klientkonto.
• Banken må være varslet om at midlene ikke er foretakets egne, slik at bankens motregningsrett begrenses.
• Foretaket må ha én eller flere separate konti – det er ikke tillatt å blande klientmidler og driftsmidler.
• Renteinntekter føres som klientens midler med mindre noe annet er avtalt skriftlig.

Klientmiddelregnskapets oppbygging

Klientmiddelregnskapet er et toleddet system: ett samlet bilde av total klientbeholdning, og en reskontro per oppdrag som viser hvor mye som tilhører hver enkelt klient.

Differansen mellom samlekontoen i hovedbok og summen av klientreskontroene skal alltid være null. Det er det første tilsynet ser på.

Oppgjørsrutinen i et boligsalg

1. Håndpenger mottas på klientkonto når kjøper signerer kontrakt.
2. Hele kjøpesummen innbetales senest dagen før overtakelse.
3. Overtakelse gjennomføres og protokoll signeres.
4. Megleren foretar oppgjør: nedbetaler selgers pantegjeld, utbetaler restbeløp til selger, trekker meglerprovisjon og dokumentavgift.
5. Tinglysing av skjøte og pant gjennomføres.
6. Klientreskontroen for oppdraget avsluttes med saldo null.

Hver av disse stegene må kunne dokumenteres med bilag i klientmiddelregnskapet.

Rapportering til Finanstilsynet

Eiendomsmeglerforetak må sende inn årlig bekreftelse fra revisor om at klientmiddelregnskapet er ført i samsvar med regelverket. Vesentlige avvik – for eksempel midlertidig sammenblanding eller manglende avstemming – skal meldes umiddelbart til Finanstilsynet. Foretak under tilsyn bør derfor ha:

• Rutiner for daglig kontroll av inn- og utbetalinger.
• Månedlig avstemming signert av oppgjørsansvarlig.
• Stikkprøvekontroll av enkeltoppdrag minst kvartalsvis.
• Beredskapsplan ved feilbetaling eller bankavbrudd.

Hvitvaskingsloven på toppen

Eiendomsmeglere er rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven § 4. Ved innbetalinger til klientkonto må megleren gjennomføre kundetiltak, vurdere risiko og rapportere mistenkelige transaksjoner til Økokrim . Spesielt kontant innbetaling og uvanlige betalingskilder utløser nærmere undersøkelser.

Vanlige feil og hvordan unngå dem

Selskapsform og krav til drift

De fleste eiendomsmeglerforetak drives som aksjeselskap (AS) . Det er konsesjonspliktig virksomhet og krever blant annet ansvarsforsikring, fagansvarlig megler og kompetente ansatte. Krav til regnskapsfører og revisor følger av eiendomsmeglerloven og bokføringsloven.

Slik hjelper AIAK eiendomsmeglere

AIAK tilbyr regnskap som er tilpasset eiendomsmeglerforetak, blant annet:

• Oppsett av klientmiddelregnskap med egne konti og reskontro.
• Månedlig avstemming og dokumentasjon klar til revisor.
• Bistand til hvitvaskingsrutiner og kundetiltak.
• Årsoppgjør og bekreftelser til Finanstilsynet .

Se våre priser eller ta kontakt for en uforpliktende prat om regnskap for ditt meglerforetak.