Gjenpartsbrev
Gjenpartsbrev i regnskap: definisjon, krav, utforming og oppbevaring.
Gjenpartsbrev, eller bare gjenpart, er en kopi av et brev eller dokument som avsenderen beholder eller sender til en annen part. I regnskapet er det mest aktuelt for salgsdokumenter: selgeren skal oppbevare en gjenpart av fakturaen som sendes kunden, og gjenparten er da selgerens dokumentasjon av salget etter bokføringsloven.
Hva er et gjenpartsbrev?
En gjenpart har samme innhold som originalen. I dag lages den normalt automatisk: regnskaps- eller faktureringssystemet lagrer en elektronisk kopi av hver faktura som sendes. Noen bruker også betegnelsen om en bekreftet kopi, der noen med signatur eller stempel bekrefter at kopien er lik originalen, for eksempel når et dokument skal leveres til en offentlig myndighet. Bokføringsreglene krever ikke slik attestasjon for vanlige regnskapsbilag.
Hvorfor bruke gjenpartsbrev?
Bruk av gjenpartsbrev har flere fordeler:
- Redusert risiko for tap eller skade på originalbilag
- Bedre intern kontroll og sporbarhet
- Enklere overlevering av dokumentasjon til eksterne parter
- Oppfyllelse av krav til bokføring og dokumentasjon
Lovkrav og god regnskapsskikk
Bokføringsloven og bokføringsforskriften stiller klare krav til dokumentasjon av regnskapsbilag. Ved bruk av gjenpartsbrev må bedriften sikre at attestasjon og oppbevaring følger bestemmelsene for primærbilag og oppbevaringsplikt, slik det er beskrevet i Oppbevaring av regnskapsmateriale.
Krav til utforming av gjenpartsbrev
Skal en kopi bekreftes, for eksempel for bruk utenfor regnskapet, bør den inneholde:
| Element | Beskrivelse |
|---|---|
| Attestasjon | Signatur eller stempel som bekrefter at kopien samsvarer med originalen |
| Dato og sted | Tidspunkt for attestasjon |
| Navn på attestant | Fullt navn på den som attesterer |
| Referanse til original | Referanse eller journalnummer til det originale bilaget |
Hvordan utstede et gjenpartsbrev
Følg disse trinnene når du utsteder et gjenpartsbrev:
- Finn originalbilaget og noter journal- eller referansenummer.
- Lag en tydelig kopi av originaldokumentet.
- Påfør attestasjon: signatur, stempel, dato og sted.
- Legg til referanse til originalbilaget.
- Distribuer gjenpartsbrevet til aktuelle mottakere og arkiver kopien.
Oppbevaring og arkivering
Gjenparten av et salgsdokument er primærdokumentasjon og skal oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt, sammen med øvrige bilag, etter bokføringsloven. Se også vår artikkel om Oppbevaring av regnskapsmateriale for detaljer om oppbevaringsfrister.
Tabell: sammenligning av dokumenttyper
| Dokumenttype | Beskrivelse |
|---|---|
| Originalbilag | Faktura, kvittering, kontrakt eller annet primærdokument |
| Gjenpartsbrev | Attestert kopi av originalbilag med signatur eller stempel |
Oppsummering
Gjenpartsbrev er et enkelt, men viktig verktøy i norsk regnskap for å sikre at dokumentasjon kan distribueres og oppbevares uten at originalbilag må håndteres konstant. Ved å følge kravene til attestasjon, referanse og oppbevaring, oppfyller gjenpartsbrev både lovkrav og prinsipper for god regnskapsskikk.