Kan regnskapsfører hjelpe med OTP?

Ja. En regnskapsfører kan hjelpe bedriften med mye av arbeidet rundt obligatorisk tjenestepensjon (OTP): kontroll av grunnlaget, lønnsdata, rapportering i a-meldingen, bokføring og løpende avstemming. Regnskapsføreren kan også varsle når endringer i bemanningen kan utløse eller endre OTP-plikten.

Arbeidsgiveren har likevel ansvaret for at en lovpålagt ordning blir opprettet. Selve pensjonsproduktet, tilbudet og avtalen håndteres av pensjonsleverandøren eller en aktør som har adgang til å formidle forsikring.

Er du usikker på om vilkårene er oppfylt, start med guiden om når et AS må ha OTP .

Dette kan regnskapsføreren hjelpe med

Oppgave	Hvordan regnskapsføreren kan bidra
Vurdere faktagrunnlaget	Samle oversikt over ansatte, stillingsprosenter, lønn og eierandeler, og peke på om ett av vilkårene for OTP ser ut til å være oppfylt.
Klargjøre lønnsdata	Sørge for at arbeidsforhold, lønn og andre relevante opplysninger er registrert konsistent før ordningen opprettes.
A-melding	Rapportere organisasjonsnummeret til pensjonsinnretningen fra måneden avtalen trer i kraft.
Bokføring	Bokføre pensjonspremier, kostnader og arbeidsgiveravgift på riktig grunnlag.
Avstemming	Sammenligne faktura, medlemsoversikt, lønnssystem og regnskap, og følge opp avvik.
Endringer og retting	Fange opp nyansettelser, fratredelser, permisjoner og lønnsendringer som må behandles i lønn eller meldes til leverandøren.

Regnskapsføreren bør ikke velge pensjonsprodukt på vegne av bedriften eller gi produktanbefalinger uten nødvendig tillatelse. Det er et viktig skille mellom å hjelpe med regnskap, lønn og administrasjon og å formidle eller gi råd om en pensjons- og forsikringsavtale.

Hvem gjør hva?

Part	Typisk ansvar
Arbeidsgiver	Bekrefter opplysninger, velger ordning, inngår avtalen, informerer ansatte og sørger for at plikten blir fulgt.
Regnskapsfører	Hjelper med lønnsgrunnlag, rapportering, bokføring, avstemming og dokumentasjon.
Pensjonsleverandør	Gir produktinformasjon og tilbud, inngår avtalen, oppretter ordningen og forvalter medlemskap og pensjonsmidler.

Når bør regnskapsføreren kobles inn?

Ta kontakt tidlig når bedriften:

ansetter sin første medarbeider
endrer stillingsprosenter eller passerer en terskel for OTP-plikt
skal sende opplysninger til pensjonsleverandøren
mottar den første pensjonsfakturaen
oppdager at en ansatt mangler i ordningen
skal rette lønn, a-melding eller tidligere innbetalinger
bytter pensjonsleverandør eller endrer avtalen

Tidlig avklaring er særlig viktig fordi en OTP-pliktig arbeidsgiver normalt skal opprette ordningen innen seks måneder etter at plikten oppstår. Ved forsinkelse kan det også bli nødvendig å betale inn manglende sparing for tidligere perioder.

En praktisk arbeidsflyt

Kartlegg arbeidsforholdene. Avklar antall ansatte, stillingsprosenter, lønn, alder og eventuelle eierandeler.
Vurder OTP-plikten. Sammenhold opplysningene med lovens terskelvilkår og dokumenter vurderingen.
Be om tilbud og velg ordning. Arbeidsgiver går gjennom produktinformasjon og inngår avtalen med pensjonsleverandøren.
Koble ordningen til lønnsarbeidet. Registrer leverandør, avtaledato og nødvendige opplysninger i rutinene for lønn og a-melding.
Avstem hver termin. Kontroller at riktige ansatte og lønnsgrunnlag er med, og at fakturaen stemmer med regnskapet.
Følg opp endringer. Oppdater ordningen ved nyansettelser, fratredelser, permisjoner og andre endringer.

Klar til å opprette OTP?

Har dere avklart at bedriften trenger en ordning, kan dere gå til ReAIs side for å bestille tjenestepensjon . Der finner dere samlet informasjon om krav, hva dere bør ha klart og veien videre til den digitale bestillingen.

Aiak kan hjelpe med lønn, regnskap, a-melding og kontrollen rundt ordningen. Ta kontakt med Aiak hvis dere ønsker hjelp med den administrative delen.