SAF-T og kontoplanmapping
Slik bruker du saf-t og kontoplanmapping som del av en ryddig plan for dataflytting, kontroll og overtakelse.
SAF-T og kontoplanmapping er aktuelt når regnskapsdata skal kontrolleres, flyttes eller brukes som grunnlag for ny regnskapsfører. SAF-T kan være nyttig, men filen er ikke en komplett erstatning for god dokumentasjon og tydelig overtakelse.
AIAK bruker SAF-T praktisk ved systembytte, regnskapsførerbytte og vurdering av historiske data. Målet er å forstå hva som faktisk kan brukes videre, og hva som må suppleres med rapporter, bilag eller avklaringer.
Hva bør kontrolleres?
Kontoplanmapping er en av de viktigste kontrollene ved import. Før data brukes videre bør kontoplan, kunder, leverandører, bilagsnummer og perioder vurderes.
| Punkt | Praktisk sjekk |
|---|---|
| Kontoplan | gamle kontoer må kobles til riktig ny konto |
| Perioder | perioder bør testes før full import |
| Bilag | bilag på uvanlige kontoer bør kontrolleres |
| Overgang | mappingen bør dokumenteres |
SAF-T løser ikke alt
- filen kan mangle forklaringer som ligger i gamle rutiner
- vedlegg og bilag må ofte hentes separat
- mapping mot nytt system må kvalitetssikres
- åpne poster må avstemmes før de tas videre
Bruk SAF-T som del av en plan
Ved bytte av system eller regnskapsfører bør SAF-T inngå i en større overtakelsesplan. Det bør være tydelig hva som importeres, hva som bare arkiveres, og hva som må kontrolleres manuelt.
Før import eller arkivering
Ikke start med å importere alt ukritisk. Først bør du se på hva virksomheten faktisk trenger videre i ny løsning. Noen data må være søkbare i det nye systemet, mens annen historikk kan arkiveres ryddig med rapporter og bilag.
For saf-t og kontoplanmapping bør du særlig vurdere om gamle kontoer må kobles til riktig ny konto, om perioder bør testes før full import, og om bilag på uvanlige kontoer bør kontrolleres. Når disse punktene er avklart, blir overgangen mer forutsigbar for både ny regnskapsfører og ledelsen.
Hvem bør eie arbeidet?
SAF-T bør ikke overlates til teknisk eksport alene. Regnskapsfører bør eie den faglige kontrollen, mens virksomheten bør bidra med tilgang, historikk og forklaringer på gamle rutiner. Hvis flere systemer er involvert, bør ansvar og rekkefølge skrives ned før uttrekket starter.
En god plan sier hva som skal kontrolleres før eksport, hvem som godkjenner datagrunnlaget, og hvordan eventuelle mangler skal håndteres. Da blir SAF-T en nyttig del av overtakelsen i stedet for en fil som ingen helt stoler på.
AIAK kan hjelpe med å lese filen i sammenheng med rapporter, bilag og avstemminger. Det er ofte kombinasjonen av data og praktisk regnskapsforståelse som avgjør om overgangen blir ryddig.
Les mer om SAF-T ved bytte av regnskapssystem og import til nytt regnskapssystem . Kontakt AIAK via kontaktsiden hvis du trenger hjelp til en trygg overgang.