Regnskapsfører for SpareBank 1 regnskap

Regnskapsfører for SpareBank 1 Regnskap passer for virksomheter som vil beholde systemet, men få bedre struktur, raskere respons og tydeligere ansvar i regnskapsarbeidet. Et systembytte er ikke alltid riktig første steg. Ofte er problemet at rutiner, tilganger og oppfølging ikke er satt opp godt nok.

AIAK kan bistå med løpende regnskap, avstemming, MVA, lønn og årsoppgjør for kunder som bruker SpareBank 1 Regnskap. Hvis dere senere vil forenkle arbeidsflyten, kan vi også vurdere overgang til ReAI eller en mer automatisert modell.

Om SpareBank 1 Regnskap

SpareBank 1 Regnskap er et skybasert regnskapssystem for små og mellomstore bedrifter, utviklet av Unimicro og koblet til nettbanken i SpareBank 1. Bankkoblingen gjør det lettere å få inn transaksjoner, men bilag, MVA-koder og åpne poster må fortsatt kontrolleres.

Før overtakelse

Bilag, bank, faktura, lønn og rapportering må henge sammen, og regnskapsfører må vite hvilke avklaringer som skal tas før perioden lukkes.

Typiske problemer vi rydder opp i

• gamle åpne poster som gjør rapportene vanskelige å stole på
• manglende bankavstemming eller uklare mellomkontoer
• bilag som ligger i feil flyt eller mangler godkjenning
• ledelsesrapporter som ikke forklarer hva som bør gjøres videre

Første steg i en overtakelse

En ryddig overtakelse starter med å kartlegge status, ikke med å endre alt på en gang. Selv om systemet er oversiktlig, kan gamle avvik ligge i balansen. Først ser vi på hvilke perioder som er lukket, hvilke kontoer som ikke er avstemt, og hvilke brukere som fortsatt skal ha tilgang. Deretter lager vi en kort liste over punkter som må løses før neste rapportering.

For SpareBank 1 Regnskap-kunder er det særlig viktig å avklare hvordan bilag, bank, lønn og fakturering henger sammen. Hvis systemet brukes godt, kan mye beholdes. Hvis arbeidsflyten er tung, bør vi skille mellom det som må ryddes nå og det som kan forbedres etter at regnskapet er stabilt.

Det gir også et bedre grunnlag for pris og forventninger. Når status er kjent, blir det lettere å si hva som er løpende regnskap, hva som er opprydding, og hva som eventuelt bør tas som et eget forbedringsprosjekt.

Test bank- og betalingsflyten

Kartlegg hvilke bankkontoer som er koblet til, hvem som kan godkjenne betalinger, og om transaksjoner eller betalinger står ubehandlet. Kontroller at siste avstemte saldo stemmer med bankens dokumentasjon før ansvar flyttes. Tilgang i regnskapssystemet og bankfullmakt må behandles separat. Gjennomfør en liten betaling og én bankavstemming med ny arbeidsdeling før ordinær drift. Gamle brukere og fullmakter fjernes først når overtakelsen er bekreftet. Les om tilgangsstyring i regnskapssystemet for en dokumentert overgang.

Bytte regnskapsfører uten å bytte system

Hvis dere trives med SpareBank 1 Regnskap, kan det være mest effektivt å bytte regnskapsfører først. Da bevarer dere historikk og brukervaner, samtidig som AIAK kan rydde i rutiner og leveranser. Bruk gjerne sjekklisten for å bytte regnskapsfører før overtakelsen.

Når bør dere vurdere ReAI?

ReAI er mest aktuelt når dere vil redusere manuelt arbeid, få bedre samspill mellom regnskapsfører og kunde, eller bygge en mer standardisert prosess. For noen kunder er det riktig å starte i eksisterende system og flytte senere. For andre er et systembytte fornuftig samtidig med bytte av byrå. Les også om SAF-T ved bytte av regnskapssystem hvis historiske data må vurderes.

Kontakt AIAK via kontaktsiden hvis du vil diskutere SpareBank 1 Regnskap, ReAI eller en trygg overtakelse fra dagens regnskapsfører.

Les også Regnskapsfører for Dynamics 365 og Regnskapsfører for e-conomic.