Regnskapsfører for flere avdelinger
Tall per avdeling gir bare verdi når kodene brukes konsekvent og felleskostnader fordeles etter faste regler.
Regnskapsfører for flere avdelinger bør sette opp regnskapet slik at ledelsen ser resultat per avdeling eller lokasjon, uten at det går ut over kravene til selskapets samlede regnskap.
Når passer dette behovet?
Virksomheten trenger tall per avdeling eller lokasjon. Da bør regnskapet organiseres slik at ansvar, dokumentasjon og rapportering følger samme rytme hver måned.
| Behov | Hva AIAK ser etter |
|---|---|
| Kontroll | om avdelingskoder brukes konsekvent |
| Flyt | rutiner for bilag, faktura og lønn per avdeling |
| Rapportering | rapporter som viser lønnsomhet og avvik per enhet |
| Rådgivning | hvor ansvar og budsjett bør ligge |
Avdelingsregnskap i praksis
Avdelinger registreres som en dimensjon på hvert bilag. Inntekter og direkte kostnader føres på avdelingen som har dem, mens felleskostnader fordeles med en fast nøkkel, for eksempel etter antall ansatte, areal eller omsetning.
| Valg | Eksempel |
|---|---|
| Avdelingskoder | Én kode per butikk, kontor eller forretningsområde |
| Obligatorisk koding | Alle inntekter og lønn skal ha avdeling |
| Fordelingsnøkkel | Husleie etter kvadratmeter, IT etter antall ansatte |
| Rapport | Dekningsbidrag per avdeling hver måned |
Les mer om avdelingsregnskap og kostnadsbærere.
Underenheter og arbeidsgiveravgift
Driver selskapet virksomhet på flere adresser, skal hver lokasjon med ansatte normalt registreres som en underenhet i Enhetsregisteret. Arbeidsgiveravgiften beregnes etter sonen der underenheten ligger. Ligger avdelinger i ulike soner, må lønn rapporteres på riktig underenhet i a-meldingen, ellers blir avgiften feil.
Vanlige feil
- avdelingskode mangler på lønn og felleskostnader
- nøkkelen for fordeling endres uten at det dokumenteres
- ansatte rapporteres på hovedenheten selv om de jobber i en underenhet
Er avdelingene franchiseutsalg i en kjede, se regnskap for franchise.
Neste steg
Se hva ny regnskapsfører må få tilgang til hvis du planlegger et bytte. Du kan også lese om priser eller kontakte AIAK via kontaktsiden for en uforpliktende vurdering.