Regnskapet er ikke ajour

Når regnskapet ikke er ajour, mister ledelsen raskt tillit til tallene. Det blir vanskeligere å styre likviditet, følge opp kunder, levere MVA og gjøre gode beslutninger før problemet vokser.

Det viktigste er å finne årsaken. Skyldes etterslepet manglende bilag, uklare roller, treg regnskapsfører, feil systemoppsett eller for mye manuelt arbeid?

Første kartlegging

Typiske tegn på at opprydding trengs

• rapportene kommer, men ingen kan forklare avvik
• mange gamle fakturaer står åpne uten grunn
• interimskontoer brukes som midlertidig lager
• årsoppgjøret krever de samme avklaringene hvert år

Ikke rydd alt samtidig

Start med poster som påvirker rapportering og frister mest:

Gamle småavvik kan ofte dokumenteres og tas etter at driften er stabil.

Hva koster det å la regnskapet ligge?

Et regnskap på etterskudd gir ikke bare dårlig styringsinformasjon. Når fristene ryker, kommer det også gebyrer:

Er årsregnskapet for i fjor allerede ikke levert, bør du følge planen i ikke levert årsregnskap før resten av oppryddingen.

Hva koster opprydding?

Opprydding er et engangsoppdrag som prises for seg, adskilt fra den faste prisen for løpende regnskap. Prisen avhenger av hvor mange måneder som mangler, hvor mange bilag som ligger ubehandlet, og hvor mye som må hentes inn fra bank og leverandører. Hos Aiak lager vi først en statusliste og gir deretter et tilbud på oppryddingen, slik at du vet kostnaden før arbeidet starter. Når regnskapet er à jour, går dere over på fast pris etter antall bilag.

Når er bytte riktig?

Bytte kan være riktig når du ikke lenger får tydelig status, når de samme avvikene går igjen, eller når rapporteringen kommer for sent til å brukes. Se hvordan bytte regnskapsfører for en ryddig prosess.

Opprydding før bytte av regnskapsfører

Ny regnskapsfører trenger ikke et perfekt regnskap fra første dag, men må vite hvilke avvik som finnes. En ærlig status er bedre enn en pen rapport som skjuler gamle problemer. Skill mellom det som må være riktig før overtakelse og det som kan forbedres etterpå, og lag en overgangsliste som viser hva som er avstemt, hva som ikke er kontrollert, og hvem som eier neste handling. Den bør følge samme tankegang som sjekklisten for å bytte regnskapsfører.

Slik hjelper AIAK

AIAK lager først en statusliste: hva er ajour, hva mangler, og hva må løses før neste frist. Deretter kan vi overta i dagens system eller vurdere regnskapssystemene vi jobber i.

Lag en ukeplan for etterslepet

Del arbeidet i perioder og oppgaver med ansvarlig, underlag og ferdigdato. Hold ny bilagsføring i gang samtidig, slik at køen ikke vokser mens gamle måneder ryddes. Etter hver periode avstemmes bank, reskontro, MVA og vesentlige balansekontoer før den markeres ferdig.

Rapporter til ledelsen bør vise siste kontrollerte dato og åpne avvik. Når etterslepet er hentet inn, etableres interne leveringsfrister og en fast månedsrapportering som gjør ny forsinkelse synlig tidlig.