Overta regnskap fra tidligere regnskapsfører

Når en ny regnskapsfører skal overta regnskapet fra en tidligere leverandør, handler mye om kvaliteten på overgangsmaterialet. Dokumentasjon fra tidligere regnskapsfører er ofte forskjellen på en ryddig overtakelse og mange timer med opprydding. Ny regnskapsfører trenger både data og forklaringer, og jo tydeligere status, desto raskere kan den nye parten ta ansvar for løpende drift, lønn, MVA og rapportering.

Hvis nytt byrå også må registreres som regnskapsfører, kan du følge guiden tilgang til regnskapsfører .

Hvilken dokumentasjon bør du be om?

Dokumentasjon	Brukes til
Hovedbok og saldobalanse	Utgangspunkt for åpningsbalanse og kontroll
Avstemminger av bank og balansekonti	Viser om balansen var kontrollert
Kunde-, leverandør- og lønnsreskontro	Åpne poster som skal følges opp videre
Bilagsarkiv	Sporbarhet fra bilag til postering
Årsoppgjørsmappe	Skatt, noter og vesentlige vurderinger
MVA og lønn	Kontroll av rapporterte perioder
Oversikt over neste frister	Hvem som leverer hva, og når
Mangelliste og åpne punkter	Avvik og uferdig arbeid som allerede var kjent

Be også om system- og integrasjonsoversikt, kontoplanmapping og forklaring på vesentlige manuelle posteringer. En SAF-T-fil er nyttig, men erstatter ikke bilag og forklaringer, se SAF-T ved regnskapsførerbytte .

Hva bør overtakende byrå kontrollere?

Område	Hva som bør sjekkes
Avstemminger	Om bank og balansekonti faktisk er avklart
Perioder	Hvilke perioder som er ferdigført
Lønn	Status på lønnskjøring, a-melding og feriepenger
MVA	Om siste termin er levert og dokumentert

Kontroller mottaket før tilgang avsluttes

Lag en innholdsfortegnelse med periode, format, dato og status. Åpne et utvalg av bilag og avstemminger, og kontroller at rapporttotalene stemmer med saldobalansen.

Innsending til Altinn eller Skatteetaten erstatter ikke virksomhetens eget ansvar for oppbevaring. Sørg for at materialet er ordnet, sikret og tilgjengelig etter byttet. Les bilagsarkiv ved bytte for å unngå at en dataeksport forveksles med et komplett arkiv.

Når gammelt byrå mangler dokumentasjon

Det er frustrerende å mangle avstemminger, bilag eller forklaringer, men løsningen er ikke å starte med alt samtidig. Først må ny regnskapsfører vite hva som faktisk mangler, hva som kan hentes fra systemet, og hva som må dokumenteres på nytt.

Lag en mangelliste som skiller mellom kritisk, viktig og senere:

Kritisk er det som påvirker frister, rapportering, MVA, lønn og årsoppgjør.
Viktig er avstemminger og åpne poster som må være på plass før neste periode lukkes.
Senere er mindre historiske forhold som kan dokumenteres etter at driften er stabil.

For hvert manglende underlag bør listen vise periode, konto eller bilag, hvem som er spurt, dato og alternativ kilde. Systemeksport, bank, kunde, leverandør eller offentlig tilbakemelding kan noen ganger underbygge deler av saken, men erstatningen og begrensningen må forklares.

Ikke marker punktet ferdig bare fordi et dokument ikke kan finnes. Regnskapsfører må vurdere betydning og videre behandling. Dersom mangelen ble synlig gjennom revisjon, se oppfølging av revisorspørsmål for prioriteringen.

Slik gjør du overtakelsen tryggere

Avklar ansvar og dato med hvordan bytte regnskapsfører .
Bruk sjekklisten til å samle grunnlaget og tilgangene.
Gå gjennom om dagens system kan videreføres via regnskapssystemene AIAK jobber i .

Når går overtakelser oftest galt?

Overtakelser går ofte galt når:

ingen vet hvilke oppgaver som faktisk er ferdige
dokumentasjon mangler eller er spredt
åpne frister ikke er fordelt tydelig

AIAK kan hjelpe

AIAK kan overta kontakten med ny arbeidsflyt, lage status på mangler og sikre at nødvendige rapporter blir produsert fremover. Hvis du ønsker en ryddig plan for overtakelse fra tidligere byrå, eller overgangen har stoppet opp, kan du kontakte oss via kontaktsiden .

Les også Akutt bytte av regnskapsfører .