Bytte regnskapsfører når økonomiansvarlig slutter
Når nøkkelpersonen forsvinner, bør økonomifunksjonen dokumenteres før kunnskapen forsvinner med den.
Bytte regnskapsfører når økonomiansvarlig slutter kan være riktig hvis mye kunnskap sitter i hodet på én person. Overgangen bør brukes til å dokumentere rutiner og avklare hva som skal ligge internt og hva regnskapsfører skal eie.
Målet er kontinuitet. Lønn, MVA, fakturering og rapportering må fortsette selv om rollen endres.
Kritiske områder
| Område | Første kontroll |
|---|---|
| Tilganger | Hvem har bank, Altinn og systemroller? |
| Rutiner | Hvor ligger beskrivelser av faktura, lønn og avstemming? |
| Frister | Hvilke oppgaver skjer ukentlig, månedlig og årlig? |
| Historikk | Hvor finnes gamle avklaringer og rapporter? |
Slik bør overgangen planlegges
- Kartlegg oppgaver før siste arbeidsdag.
- Sikre dokumentasjon og tilganger.
- Avtal hva regnskapsfører skal overta.
- Sett en fast rapporteringsrytme.
Les også hva ny regnskapsfører må få tilgang til .
Når passer AIAK?
AIAK kan fungere som ekstern økonomifunksjon for små og mellomstore bedrifter som trenger tryggere rutiner. Se også regnskapstjenester eller kontakt oss via kontaktsiden .
Gjennomfør en dokumentert overlevering
La den økonomiansvarlige demonstrere én komplett måned: bilagsmottak, betaling, lønn, avstemming, rapportering og oppfølging av avvik. Ta vare på rutine, filplassering, systemeier, kontaktpersoner og årshjul, men aldri personlige passord. Nye brukere og fullmakter opprettes på vanlig måte.
Test kritiske oppgaver før siste arbeidsdag og lag en liste over åpne saker med ansvarlig og frist. Dersom AIAK skal ta mer ansvar, kan overtakelse uten systembytte brukes som overgangsplan.