Regnskapsfører for selskap med intern økonomimedarbeider
En intern økonomimedarbeider og ekstern regnskapsfører fungerer best når ansvar og kontrollpunkter er tydelig fordelt.
Regnskapsfører for selskap med intern økonomimedarbeider handler ikke om å ta alt ut av bedriften. Ofte er den beste løsningen en delt modell der interne folk kjenner driften, mens regnskapsfører sikrer kvalitet, frister og årsoppgjør.
Utfordringen er å unngå gråsoner. Hvis alle tror noen andre følger opp, blir viktige kontroller liggende.
God ansvarsdeling
| Område | Typisk intern rolle | Typisk AIAK-rolle |
|---|---|---|
| Faktura | Lage grunnlag og følge opp kunder | Kontrollere flyt og avstemming |
| Bilag | Samle og godkjenne | Bokføre og kontrollere |
| Lønn | Levere variabler | Kjøre lønn og rapportere |
| Rapportering | Bruke tallene | Kvalitetssikre og kommentere |
Når bør modellen endres?
- økonomimedarbeider bruker for mye tid på tekniske avvik
- regnskapsfører får for lite informasjon til å levere godt
- årsoppgjøret avdekker samme mangler hvert år
- ledelsen får rapporter uten forklaring
Les mer om regnskapsfører med månedlig rapportering .
Neste steg
AIAK kan lage en enkel arbeidsdeling for dagens system og behov. Ta kontakt via kontaktsiden hvis dere vil gjøre økonomifunksjonen mindre sårbar.
Lag en ansvarsmatrise med kontrollør
For hver gjentakende oppgave bør dere angi utfører, kontrollør, frist, system og dokumentasjon. Skill mellom å levere grunnlag og å ha ansvar for at rapporteringen er komplett. Ved ferie og fravær må en navngitt stedfortreder kunne finne samme rutine og status.
Gjennomgå matrisen kvartalsvis og når oppgaver eller systemer endres. Åpne avvik samles i én liste med eier, i stedet for separate e-poster. Se internkontroll i regnskapet for kontrollprinsippene.