Bytte regnskapsfører med gammel systemhistorikk
Gamle systemer trenger ikke stoppe et bytte, men historikken må håndteres bevisst.
Bytte regnskapsfører med gammel systemhistorikk er vanlig når selskapet har brukt flere systemer, eldre moduler eller et oppsett som ingen lenger kjenner fullt ut. Da bør overgangen planlegges rundt data, ikke bare oppsigelse.
Ny regnskapsfører må vite hva som finnes i systemet, hva som ligger i arkiv, og hva som bare kan dokumenteres gjennom rapporter.
Hva bør vurderes?
| Datatype | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Hovedbok | Kan den eksporteres og brukes som kontrollgrunnlag? |
| Bilag | Finnes vedlegg i systemet eller separat arkiv? |
| Kunder og leverandører | Er åpne poster ryddige nok til å tas videre? |
| Lønn | Er historikken nødvendig i nytt lønnsoppsett? |
SAF-T er nyttig, men ikke komplett
SAF-T kan være en viktig del av overgangen. Likevel må filen sees sammen med bilag, avstemminger og gamle rapporter. Les mer om SAF-T ved regnskapsførerbytte .
Ikke importer alt ukritisk
Noen data bør importeres, noe bør arkiveres, og noe bør bare brukes som kontroll. AIAK hjelper med å skille mellom disse behovene før en eventuell overgang til ReAI eller annet system.
Neste steg
Kontakt AIAK via kontaktsiden hvis historikken gjør byttet uoversiktlig.
Lag en arkivtest før gammel tilgang stenges
Eksporter et representativt regnskapsår og kontroller at hovedbok, spesifikasjoner og bilag kan åpnes, søkefunksjonen er forståelig og totalsummer stemmer. Dokumenter system, versjon, eksportdato, format og hvor materialet oppbevares. En SAF-T-fil inneholder ikke nødvendigvis bilagsbilder eller alle vurderinger.
Virksomheten beholder ansvaret for at pliktig regnskapsmateriale er ordnet og tilgjengelig selv om en leverandør eller regnskapsfører oppbevarer det. Se SAF-T og bilagsdokumentasjon før dere avslutter systemavtalen.