Bytte regnskapsfører når avstemmingen mangler
Manglende bank- og balanseavstemming er ofte stedet der gamle regnskapsproblemer blir synlige. Slik setter ny regnskapsfører et dokumentert startpunkt og rydder i riktig rekkefølge.
På denne siden
Manglende bankavstemming eller manglende balanseavstemming er et sterkt signal om at regnskapet trenger mer struktur. Resultatet kan se rimelig ut, men det er balansen som forteller om bank, kunder, leverandører, skatt, MVA og mellomværender faktisk stemmer.
Ved bytte av regnskapsfører bør balansen gjennomgås før ny leveranse starter fullt ut. Ellers risikerer du at gamle avvik blir med videre, og at ny regnskapsfører rapporterer på tall ingen kan stå inne for.
Hvorfor bankavstemming er kritisk
Bankavstemmingen er den viktigste kontrollen av at regnskapet er fullstendig. Uten den vet du ikke om alle inn- og utbetalinger er bokført, om MVA-meldingen er riktig, eller om likviditeten i rapportene stemmer. Bokføringsregelverket krever at regnskapet kan dokumenteres og kontrolleres, og revisor og Skatteetaten ser på avstemmingene ved kontroll.
Slik ryddes banken normalt:
- Finn siste dato der bank og hovedbok stemte
- Hent kontoutskrifter for hele perioden etter dette
- Match transaksjonene og list opp uforklarte differanser
- Bokfør manglende bilag og korriger dobbeltføringer
- Avstem kundefordringer, leverandørgjeld og MVA-kontoene mot banken
- Innfør månedlig avstemming med dokumentasjon
Hvilke balanseposter bør avstemmes først?
Når banken er på plass, går ny regnskapsfører videre til resten av balansen. Rekkefølgen er normalt bank og reskontro først, deretter offentlige poster, lån, anleggsmidler, mellomværende og andre vesentlige kontoer.
| Balansepost | Praktisk risiko |
|---|---|
| Bank | Betalinger kan være bokført feil eller mangle |
| Kunder | Gamle fakturaer kan stå åpne uten reell fordring, og purring blir feil |
| Leverandører | Betalte fakturaer kan fortsatt ligge som gjeld |
| Offentlige poster | MVA, skatt og arbeidsgiveravgift kan være feil periodisert |
| Interim og mellomværender | Midlertidige posteringer kan ha blitt permanente og skjule gamle uavklarte poster |
Det er ikke nok å se at en konto har saldo. Ny regnskapsfører må vite hva saldoen består av, om posten er reell, og hvordan den skal følges opp.
Sett et dokumentert startpunkt
Velg en dato og hent saldobalanse med spesifikasjon. For hver vesentlig konto registreres:
- bokført saldo
- kontrollgrunnlag
- differanse
- forklaring
- ansvarlig og dato
For poster som ikke kan ferdigstilles ved overtakelsen, oppgis forventet resultatpåvirkning og frist. Da kan ny regnskapsfører prioritere risiko fremfor bare kontonummer. Åpne differanser tas med i overtakelsesloggen og må ikke skjules ved å føre dem mot en tilfeldig resultatkonto.
Når konklusjonene er godkjent, brukes de som underlag for inngående balanse ved overtakelse og første rapport. Arbeidet henger også tett sammen med avstemming før årsoppgjør.
Hva ny regnskapsfører bør be om
- siste avstemmingsmappe
- forklaring på gamle åpne poster
- rapport over kontoer uten nylig kontroll
- dokumentasjon knyttet til vesentlige vurderinger
Når bør du bytte?
Hvis bank og regnskap ikke stemmer over tid, eller du ikke får svar på hva balansepostene består av, er det vanskelig å stole på rapportene. Før du velger ny samarbeidspartner bør du avklare:
- hvem følger opp avvik og åpne punkter
- hvor ofte får du rapporter og kommentarer
- hvordan håndteres MVA, lønn og årsoppgjør
- hva forventes av deg som kunde hver måned
Slik jobber AIAK
Første fase er konkret. Vi lager en statusliste og avviksliste, avklarer tilganger og prioriterer det som påvirker rapportering, MVA, lønn og likviditet mest. Deretter settes en fast månedlig rytme for bilag, avstemming, spørsmål og rapporter, slik at avvik oppdages mens de fortsatt er små.
Vi kan overta regnskapet i systemet du bruker i dag, eller vurdere ReAI hvis dere ønsker en mer automatisert arbeidsflyt.
Neste steg
Se hva ny regnskapsfører må få tilgang til hvis du planlegger et bytte. Du kan også lese om priser eller kontakte AIAK via kontaktsiden for en uforpliktende vurdering.
Les også Regnskapsfører med CFO-støtte og Regnskapsfører med fast månedsmøte.