Bytte regnskapsfører og beholde systemet
Systembytte er ikke alltid nødvendig. Mange bedrifter trenger først en bedre regnskapsfører i systemet de allerede bruker.
Bytte regnskapsfører og beholde systemet er ofte den mest praktiske løsningen. Hvis faktura, bank, lønn og integrasjoner allerede fungerer, kan et systembytte skape unødvendig støy.
Det avgjørende er om ny regnskapsfører kan jobbe effektivt i dagens løsning og samtidig forbedre rutiner, rapportering og kontroll. En overtakelse av regnskap uten systembytte passer når virksomheten er fornøyd med systemet, men ikke med oppfølgingen. Da kan AIAK forbedre leveransen uten at ansatte må lære alt på nytt.
Fordeler med å beholde systemet
- mindre opplæring for ansatte
- historikk og integrasjoner bevares
- lavere risiko i en travel overgang
- lettere å skille byråproblem fra systemproblem
Hva må sjekkes?
| Område | Avklaring |
|---|---|
| Tilgang | Kan AIAK få riktige roller i systemet, banken og Altinn? |
| Arbeidsflyt | Hvordan sendes bilag, faktura og lønn inn? |
| Integrasjoner | Hvilke banker og systemer er koblet på? |
| Historikk | Hva må beholdes, eksporteres eller arkiveres? |
| Status | Siste ferdige periode og åpne avvik |
| Rapportering | Hvilke tall ledelsen faktisk bruker |
Overtakelsen bør starte med kartlegging, ikke med endring.
En kontrollert første måned
Fastsett skjæringsdato, siste periode tidligere byrå ferdigstiller og hvem som eier historiske avvik. Tilgang til system, bank og offentlige tjenester testes før første frist. Behold gammel tilgang lenge nok til at avtalt dokumentasjon er mottatt og kontrollert.
I første måned gjennomfører AIAK hele flyten fra bilagsmottak til bankavstemming og rapportering, mens kunden bekrefter arbeidsdelingen. Etterpå oppdateres rutine og tilgangsliste. Bruk dokumentasjon fra tidligere regnskapsfører som leveranseliste.
Når bør systembytte vente?
Systembytte bør ofte vente når det finnes et akutt etterslep, uavklart MVA, lønn som må stabiliseres eller årsoppgjør som haster. Først må tallene bli trygge.
Se regnskapssystemene vi jobber i for eksempler på løsninger AIAK kan overta i.
Når bør ReAI vurderes?
ReAI kan være aktuelt når dere vil forenkle flyten, redusere manuelle oppgaver og samle mer av samarbeidet med regnskapsfører. Det bør likevel gjøres som et bevisst prosjekt, ikke som panikktiltak.
Bruk en beslutningsperiode
La AIAK gjennomføre én eller to kontrollerte perioder i dagens system før dere vurderer migrering. Mål tid på bilagsflyt, avvik, rapportering og integrasjoner. Da blir det tydelig om problemet skyldtes arbeidsdelingen, datakvaliteten eller systemet.
Hvis systemet beholdes, dokumenteres forbedret rutine og tilgang. Hvis dere bytter, brukes samme kontrollerte periode som grunnlag for saldobalanse og åpne poster.
Hvis dagens system fungerer teknisk, kan AIAK overta og rydde i ansvar, rapportering og avstemming. Ta kontakt via kontaktsiden for en vurdering av overgangen.