Bytte regnskapsfører og beholde systemet
Systembytte er ikke alltid nødvendig. Mange bedrifter trenger først en bedre regnskapsfører i systemet de allerede bruker.
Bytte regnskapsfører og beholde systemet er ofte den mest praktiske løsningen. Hvis faktura, bank, lønn og integrasjoner allerede fungerer, kan et systembytte skape unødvendig støy.
Det avgjørende er om ny regnskapsfører kan jobbe effektivt i dagens løsning og samtidig forbedre rutiner, rapportering og kontroll.
Hva må sjekkes?
| Område | Avklaring |
|---|---|
| Tilgang | Kan AIAK få riktige roller i systemet? |
| Arbeidsflyt | Hvordan sendes bilag, faktura og lønn inn? |
| Integrasjoner | Hvilke banker og systemer er koblet på? |
| Historikk | Hva må beholdes, eksporteres eller arkiveres? |
Når bør systembytte vente?
Systembytte bør ofte vente når det finnes et akutt etterslep, uavklart MVA, lønn som må stabiliseres eller årsoppgjør som haster. Først må tallene bli trygge.
Se regnskapssystemene vi jobber i for eksempler på løsninger AIAK kan overta i.
Når bør ReAI vurderes?
ReAI kan være aktuelt når dere vil forenkle flyten, redusere manuelle oppgaver og samle mer av samarbeidet med regnskapsfører. Det bør likevel gjøres som et bevisst prosjekt, ikke som panikktiltak.
Bruk en beslutningsperiode
La AIAK gjennomføre én eller to kontrollerte perioder i dagens system før dere vurderer migrering. Mål tid på bilagsflyt, avvik, rapportering og integrasjoner. Da blir det tydelig om problemet skyldtes arbeidsdelingen, datakvaliteten eller systemet.
Hvis systemet beholdes, dokumenteres forbedret rutine og tilgang. Hvis dere bytter, brukes samme kontrollerte periode som grunnlag for saldobalanse og åpne poster. Se overtakelse uten systembytte for den første måneden.