Et skattemessig fradrag reduserer inntekten som skatt beregnes av. Hovedregelen i skatteloven § 6-1 er at virksomheten kan kreve fradrag for kostnader som er pådratt for å erverve, vedlikeholde eller sikre skattepliktig inntekt.

At en utgift er bokført i regnskapet betyr ikke automatisk at den gir skattemessig fradrag. Regnskapsreglene beskriver hvordan transaksjonen føres, mens skatteloven avgjør om og når den kan trekkes fra.

Vilkår for fradrag

Virksomheten må normalt kunne vise at kostnaden:

  • er reell og pådratt
  • har tilstrekkelig tilknytning til skattepliktig inntekt
  • gjelder virksomheten og ikke privat forbruk
  • er dokumentert med faktura, kvittering eller annet gyldig bilag
  • er tidfestet i riktig inntektsår

Ved blandet privat og næringsmessig bruk er bare næringsandelen fradragsberettiget. Det gjelder ofte bil, telefon, internett, reise og lokaler i egen bolig.

Vanlige fradragsberettigede kostnader

Når vilkårene er oppfylt, kan fradrag blant annet omfatte:

  • lønn, arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader
  • husleie, strøm og forsikring for virksomheten
  • regnskapsføring, revisjon og juridisk bistand
  • markedsføring og salg
  • varer og tjenester som brukes i driften
  • renter på virksomhetens gjeld
  • tap på kundefordringer når tapsvilkårene er oppfylt

Større eller varige driftsmidler skal normalt aktiveres og fradragsføres gjennom avskrivning, ikke kostnadsføres fullt ut ved kjøpet. Se lineær avskrivning .

Kostnader med begrenset eller ingen fradragsrett

Enkelte kostnader har særregler:

  • privat forbruk gir ikke fradrag selv om selskapet betaler
  • bøter og overtredelsesgebyrer gir som hovedregel ikke fradrag
  • representasjon gir som hovedregel ikke fradrag, men enkel servering kan omfattes når de detaljerte vilkårene og beløpsgrensen er oppfylt
  • gaver gir bare fradrag i bestemte tilfeller; det finnes ingen generell regel om fullt fradrag for kundegaver under et fast standardbeløp
  • kostnader knyttet til skattefri inntekt kan være avskåret

Betaler et AS en privat kostnad for en aksjonær eller ansatt, kan beløpet også bli behandlet som lønn, utbytte eller lån. Bokføringen må da følge den faktiske realiteten.

Dokumentasjon

Et bilag bør vise:

  • hvem som er kjøper og selger
  • dato, ytelse og beløp
  • merverdiavgift når det er relevant
  • hvorfor kjøpet gjelder virksomheten
  • fordelingsgrunnlag ved blandet bruk

Kortutskrift eller banktransaksjon dokumenterer betalingen, men er ikke alltid tilstrekkelig dokumentasjon for selve kjøpet. Oppbevar faktura eller kvittering sammen med godkjennings- og betalingssporet.

Fradrag er ikke det samme som MVA-fradrag

Skattemessig kostnadsfradrag og fradrag for inngående merverdiavgift er to forskjellige vurderinger. En kostnad kan være fradragsberettiget ved inntektsskatten uten at virksomheten får trekke fra inngående MVA. Se inngående MVA og fradragsrett .

Minstefradrag og personfradrag

Minstefradrag og personfradrag gjelder personbeskatning. De skal ikke bokføres som kostnader i et AS og må ikke blandes med virksomhetens dokumenterte driftskostnader.

Praktisk kontroll

Før en kostnad fradragsføres bør virksomheten kunne svare på tre spørsmål: Hva ble kjøpt, hvorfor var kjøpet nødvendig for inntekten, og hvilken dokumentasjon viser dette? Hvis privat nytte, representasjon, eierskap eller merverdiavgift gjør svaret uklart, bør behandlingen avklares før skattemeldingen leveres.