Åpenhetsloven og aktsomhetsvurdering

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022 og pålegger større virksomheter en aktiv plikt til å kartlegge og redusere negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Loven håndheves av Forbrukertilsynet , som kan gi pålegg, tvangsmulkt og overtredelsesgebyr.

For virksomheter som tidligere har vurdert ESG som “nice to have”, har åpenhetsloven gjort dokumentert leverandørarbeid til en juridisk plikt. Den henger sammen med EUs CSRD og EUs aktsomhetsdirektiv CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive), som ennå ikke er innført i Norge.

Kort oppsummert

• Loven gjelder større virksomheter: store foretak etter regnskapsloven, og virksomheter som passerer minst to av tre grenser (70 millioner i salgsinntekt, 35 millioner i balansesum, 50 årsverk).
• Tre hovedplikter: aktsomhetsvurdering, redegjørelse innen 30. juni og informasjonsplikt ved henvendelse.
• Redegjørelsen skal være offentlig tilgjengelig og signert av styret.
• Bygger på OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv og FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP).
• Henvendelser fra publikum skal som hovedregel besvares innen 3 uker.

Hvem omfattes?

Loven gjelder «større virksomheter». Etter åpenhetsloven § 3 omfatter det store foretak etter regnskapsloven § 1-5, og virksomheter som på balansedagen passerer minst to av tre grenser:

Store foretak omfatter blant annet børsnoterte selskaper. For et morselskap vurderes grensene for konsernet samlet, og da skal redegjørelsen også dekke datterselskapene. Loven gjelder virksomheter som er hjemmehørende i Norge, og utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge og er skattepliktige hit. Grensene er ikke endret selv om grensene for små foretak i regnskapsloven ble hevet fra regnskapsåret 2024.

Aktsomhetsvurdering – metoden i seks steg

Loven viser eksplisitt til OECDs metodikk for ansvarlig næringsliv. Steg for steg:

Stegene gjentas løpende. Vurderingen er forholdsmessig – dybden tilpasses virksomhetens størrelse, art og kontekst. Et lite konsulentselskap har ikke samme krav som et stort entreprenørkonsern med globale leverandørkjeder.

Kartlegging i praksis

For de fleste virksomheter starter arbeidet med en leverandøranalyse:

1. Eksporter samlet leverandørliste for siste regnskapsår fra regnskapssystemet .
2. Sorter etter omsetning, geografi og bransje.
3. Velg ut vesentlige leverandører (typisk top 20 prosent etter omsetning, og alle i høyrisikoland eller -bransjer).
4. Send ut leverandørerklæring med spørsmål om arbeidsforhold, helse og sikkerhet, fagforeningsrett, lønn, miljø.
5. Vurder svar mot landrisiko og bransjerisiko (eksempelvis bygg, tekstil, mineraler, jordbruk).
6. Identifiser hvilke leverandører som krever dypere oppfølging (revisjon, audit, sertifisering).

Skriftlig redegjørelse – kjernedokumentet

Hver virksomhet skal innen 30. juni publisere en redegjørelse for året før. Redegjørelsen skal:

• Være lett tilgjengelig på virksomhetens nettside.
• Være signert på samme måte som årsberetningen, det vil si av styret og daglig leder.
• Beskrive virksomhetens organisering, retningslinjer og rutiner for å håndtere risiko.
• Forklare identifiserte risikoer og hvordan de håndteres.
• Beskrive resultater og oppfølging av tidligere tiltak.

Et anbefalt innholdsoppsett:

1. Generell beskrivelse av virksomheten.
2. Retningslinjer og styringsstruktur.
3. Identifiserte negative konsekvenser og betydelige risikoer.
4. Tiltak for å stoppe, forebygge eller redusere.
5. Resultater og forventede konsekvenser.
6. Plan for videre arbeid.

Informasjonsplikten – 3 ukers frist

Etter åpenhetsloven § 6 har “enhver” rett til å be om informasjon om hvordan virksomheten håndterer konkrete risikoer. Svaret skal:

• Gis skriftlig innen 3 uker. Hvis omfanget av forespørselen gjør det nødvendig, kan fristen forlenges til 2 måneder, men da må den som spør få beskjed om årsaken.
• Være dekkende og forståelig.
• Kunne avslås bare i begrensede tilfeller, for eksempel når kravet er åpenbart urimelig eller gjelder forretningshemmeligheter.

I praksis bør en virksomhet ha en fast e-postadresse (eks. åpenhet@firma.no) eller et skjema koblet til en sak/CRM-rutine slik at tre-ukersfristen ikke ryker.

Forholdet til hvitvaskingsloven og andre regelverk

Åpenhetsloven overlapper med flere andre rapporteringsregimer:

• CSRD og ESRS – dekker delvis samme tema, men med mer detaljerte indikatorer.
• EU CSDDD – plikt til aktsomhet i verdikjeden for de aller største foretakene. EU har utsatt og snevret inn direktivet, og det er ikke innført i Norge.
• Hvitvaskingsloven – overlapper på leverandør-KYC og UBO-vurdering.
• EU Taxonomy – knytter klimaprestasjon til finansiering.

En samlet due diligence-funksjon som kombinerer disse regelverkene er ofte mer effektiv enn separate prosesser, slik at samme leverandøranalyse kan brukes flere steder.

Tilsyn og sanksjoner

Forbrukertilsynet fører tilsyn. Sanksjoner:

• Vedtak om retting og frist for utbedring.
• Tvangsmulkt ved manglende oppfølging.
• Overtredelsesgebyr ved gjentatte brudd på plikten til redegjørelse eller informasjon. Størrelsen fastsettes ut fra hvor grovt, omfattende og skadelig bruddet er.

Forbrukertilsynet gjennomfører tilsyn med redegjørelsene og publiserer veiledning om hva de forventer. Mangelfulle redegjørelser uten konkrete risikoer er et typisk problem.

Vanlige fallgruver

Slik hjelper Aiak

Aktsomhetsvurdering bygger på data som allerede ligger i regnskapssystemet – leverandørliste, geografi, kontoplan, bransje. Aiak kan:

• Trekke ut leverandøranalysen fra regnskapssystemet.
• Lage risikomatrise per leverandør basert på land- og bransjerisiko.
• Distribuere leverandørerklæringer og samle inn svar.
• Skrive utkast til redegjørelse klar for styrebehandling.
• Etablere rutine for henvendelser etter § 6.

Se våre tjenester eller ta kontakt for et tilbud.