Mellombalanse i AS

En mellombalanse er et regnskap på en bestemt balansedag, utarbeidet utenom det ordinære årsregnskapet etter reglene som gjelder for formålet. For et AS kan den gi et nyere grunnlag for blant annet ekstraordinært utbytte. Det er ikke nok å hente en balanserapport fra regnskapssystemet: regnskapet må ferdigstilles, nødvendige noter utarbeides og de formelle kravene oppfylles.

Har selskapet allerede tilstrekkelig utdelingsramme i sist godkjente årsregnskap, kan tilleggsutbytte være et enklere alternativ. Start med å avklare hvilken beslutning dere faktisk skal ta.

Når er mellombalanse aktuelt?

Beslutning	Hva mellombalansen kan brukes til	Viktig avgrensning
Ekstraordinært utbytte	Beregne utdeling med nyere regnskapstall	Aksjeloven § 8-2 a har egne krav til alder, fastsettelse og offentliggjøring
Ekstraordinært konsernbidrag	Gi et nyere utdelingsgrunnlag i konsernet	Selskapsrettslig ramme og skattemessig virkning må vurderes hver for seg
Fondsemisjon	Dokumentere midler som kan overføres til aksjekapital	Ingen nye penger tilføres selskapet
Kapitalnedsettelse	Underbygge beregninger og styrets forslag	Eventuelt kreditorvarsel og registrering av kapitalendringen kommer i tillegg
Egne aksjer, aksjonærlån og finansiell bistand	Bruke et nyere beregningsgrunnlag der loven åpner for det	Mellombalansen opphever ikke andre vilkår eller skatteregler
Avtaler med nærstående	Gi beregningsgrunnlag i tilfeller etter § 3-8	Avklar terskler, unntak og øvrige dokumentkrav for avtalen
Fusjon eller fisjon	Oppfylle dokumentkrav der den aktuelle selskapsformen og transaksjonen krever det	Ikke et generelt krav ved enhver fusjon eller fisjon mellom AS

Brønnøysundregistrenes oversikt viser sentrale bruksområder. Altinns tjeneste for mellombalanse knytter innsendingen til de enkelte lovbestemmelsene. At en transaksjon er nevnt, betyr ikke at alle slike transaksjoner må bygge på mellombalanse.

Mellombalanse, perioderegnskap og årsregnskap

Et perioderegnskap brukes ofte til intern oppfølging eller rapportering til banken. Det kan mangle avslutningsposteringer og noter. Et årsregnskap gjelder hele regnskapsåret. En mellombalanse til en selskapsrettslig disposisjon har et særskilt formål og må oppfylle lovkravene for denne disposisjonen.

En positiv bankkonto dokumenterer verken utdelingsramme eller forsvarlig egenkapital. En foreløpig rapport blir heller ikke en lovlig mellombalanse bare fordi filen får et nytt navn.

Krav ved ekstraordinært utbytte i AS

Etter aksjeloven § 8-2 a må mellombalansen være fastsatt etter reglene for årsregnskap. Generalforsamlingen fastsetter mellombalansen og beslutter utbyttet etter styrets forslag eller aksept.

Balansedagen kan ikke ligge mer enn seks måneder før utbyttebeslutningen.
Revisjon er hovedregelen. Unntaket gjelder AS med registrert beslutning om fravalg etter § 7-6.
Innsending skjer til Regnskapsregisteret.
Utbetaling må vente til mellombalansen er registrert og kunngjort.

Seks måneder er her en grense for alderen på regnskapsgrunnlaget ved beslutningen, ikke en generell innsendingsfrist. Et AS er ikke unntatt fra revisjon bare fordi omsetningen er lav. Kontroller registrert fravalg av revisjon . ASA har andre revisjonsregler.

Styret må i tillegg vurdere forsvarlig egenkapital og likviditet etter utdelingen. Tap, usikre fordringer og nye forpliktelser etter balansedagen kan redusere det beløpet som er forsvarlig. Les mer om ekstraordinært utbytte .

Hva skal regnskapet inneholde?

Utarbeid resultatregnskap, balanse og nødvendige noteopplysninger etter regnskapsreglene som gjelder for selskapet. Avklar også om regelverket krever ytterligere oppstillinger. Regnskapsprinsippene må være konsistente; planlagte prinsippendringer må behandles og forklares korrekt.

Før ferdigstillelse bør dere kontrollere:

Bank, kunder, leverandører og mellomværender mot underliggende dokumentasjon.
Inntekter og kostnader frem til balansedagen, også fakturaer som kommer senere.
Varelager, avskrivninger og behov for nedskrivning av eiendeler.
Lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift, merverdiavgift og skatt.
Tidligere utdelinger og andre disposisjoner som påvirker rammen.
Hendelser etter balansedagen og selskapets kommende betalinger.

For den praktiske gjennomgangen, se ReAIs sjekkliste for å utarbeide mellombalanse .

Slik sender dere inn RR-0200

Altinns innsendingsveiledning beskriver skjema, tilgang og vedlegg. En praktisk arbeidsrekkefølge er:

Ferdigstill og kvalitetssikre regnskapet, og gjennomfør eventuell revisjon.
Sørg for at generalforsamlingen har fastsatt mellombalansen. Dokumenter dato og vedtak.
Åpne tjenesten Mellombalanse (RR-0200) for riktig virksomhet. Kontroller at innsender har nødvendig tilgang.
Oppgi balansedato, fastsettelsesdato og opplysninger om regnskapsregler og registrert revisjonsfravalg.
Legg ved mellombalansen, noter og eventuell revisjonsberetning som PDF.
Følg opp tilbakemeldingen og kontroller at registrering og kunngjøring faktisk er gjennomført.

Dokumentene blir offentlige. Legg ved de nødvendige regnskapsdokumentene, ikke hele styrets interne saksmappe eller uvedkommende personopplysninger. Behold originaldokumentasjon og signerte protokoller i selskapets arkiv. Mellombalansen må oppfylle de relevante reglene om underskrift, jf. regnskapsloven § 3-5 . Altinn opplyser at Regnskapsregisteret kan godkjenne innsendte vedlegg uten underskrift fordi innsender bekrefter fastsettelsen gjennom tjenesten. Det er ikke et unntak fra selskapets underliggende dokumentasjonsansvar.

En innsendingskvittering betyr at dokumentene er levert. Den er ikke bevis på at mellombalansen er registrert og kunngjort. Kapitalendringer kan dessuten kreve en egen melding til Foretaksregisteret.

Eksempel på tidslinje

Et AS vil dele ut overskudd opptjent frem til 30. juni. Regnskapet avstemmes og ferdigstilles i august. Generalforsamlingen fastsetter mellombalansen og vedtar utbytte 15. september. Balansedagen ligger innenfor seksmånedersgrensen.

Selskapet sender deretter mellombalansen til Regnskapsregisteret. Pengene kan først utbetales når registrering og kunngjøring er kontrollert. Hvis en stor kunde får betalingsproblemer i mellomtiden, må styret vurdere konsekvensene før betaling. Bokføring, beslutning, registrering og betaling dokumenteres som forskjellige hendelser.

Hva koster en mellombalanse?

Arbeidsmengden avhenger av hvor ajour regnskapet er, antall avstemminger, lager og verdsettelsesbehov, konsernforhold og eventuell revisjon. Be om et tilbud som skiller mellom opprydding, regnskapsoppstilling med noter, revisjon og bistand til vedtak og innsending. Det gjør tilbudet lettere å sammenligne og reduserer risikoen for at viktige oppgaver faller utenfor.

Vanlige spørsmål

Må alle AS revidere mellombalansen?

Nei. Ved ekstraordinært utbytte gjelder unntaket for AS med registrert fravalg etter § 7-6. Kontroller selskapets registrering og hvilken disposisjon dokumentet skal brukes til. Fravalg av årsregnskapsrevisjon fjerner ikke nødvendigvis andre krav til revisorbekreftelser ved selskapsendringer.

Kan vi bruke en mellombalanse til flere beslutninger?

Hver beslutning må vurderes mot sine egne regler. Kontroller alder, tidligere disponerte midler og endringer i økonomien. Samme overskudd kan ikke brukes flere ganger uten at tidligere disposisjoner tas med i beregningen.

Må vi vente på registrering før vi vedtar ekstraordinært utbytte?

Nei. Skill mellom fastsettelse og utbyttevedtak på den ene siden og utbetaling på den andre. Kravet om registrering og kunngjøring i § 8-2 a gjelder før utdeling til aksjonærene.

Trenger banken alltid en formell mellombalanse?

Nei. Banken kan ønske et oppdatert perioderegnskap eller en bestemt bekreftelse. Avklar dokumentkravet før dere bestiller et oppdrag. Bankens rapporteringskrav og aksjelovens vilkår er forskjellige spørsmål.

Få hjelp før dere setter utbetalingsdato

AIAK kan hjelpe med å avklare behovet, ferdigstille regnskapet og følge opp dokumentasjon og innsending. Oppgi selskapsform, formålet og ønsket balansedato når du kontakter oss om mellombalanse . Eventuell revisjon utføres av revisor; vi avklarer hva som må være klart før oppdraget sendes videre.