Kontrollspor i regnskap

Kontrollspor i regnskap handler om å gjøre regnskapet klart før det blir hast. God compliance er ofte ganske praktisk: riktige tilganger, ryddige avstemminger, sporbar dokumentasjon og tydelig ansvar for hvem som følger opp avvik.

AIAK hjelper virksomheter som vil ha mer orden i økonomifunksjonen uten å gjøre prosessen unødvendig tung. Vi kan bidra løpende eller gå inn i en konkret periode der regnskapet må klargjøres.

Hva sier loven om kontrollspor?

Kravet står i bokføringsloven § 4 nr. 7 om sporbarhet: det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Det betyr at du skal kunne gå begge veier:

• fra bilag til rapport: en faktura skal kunne følges via bokført postering, reskontro og hovedbok til beløpet i resultatregnskapet, balansen eller MVA-meldingen
• fra rapport til bilag: et tall i årsregnskapet skal kunne brytes ned i spesifikasjoner og videre til hvert enkelt bilag

Kontrollsporet må holde i hele oppbevaringstiden, som er fem år etter regnskapsårets slutt for regnskap, spesifikasjoner og dokumentasjon etter bokføringsloven § 13. Også ved bytte av regnskapssystem eller regnskapsfører skal sporet kunne følges, for eksempel gjennom en fullstendig SAF-T-fil og bilagsarkiv.

Eksempel: slik ser et fullstendig kontrollspor ut

En kunde får faktura 1045 på 12 500 kr inkl. 25 % MVA.

Brytes ett ledd, for eksempel fordi innbetalingen er ført samlet uten kobling til faktura, må sporet gjenskapes manuelt. Det er dette som tar tid ved årsoppgjør, bokettersyn og revisjon.

Hva bør være på plass?

Kontrollspor gjør det mulig å forstå en transaksjon fra bilag til rapport. Da bør virksomheten ha en enkel kontrollmodell som viser hva som sjekkes, hvor dokumentasjonen ligger og hvem som tar beslutninger.

Vanlige svakheter

• manuelle korreksjonsposteringer uten forklaring eller vedlegg
• samlebilag og sammenslåtte bankposteringer uten kobling til enkeltfakturaer
• endringer i allerede bokførte opplysninger som gjøres ved sletting i stedet for med ny postering
• avvik blir forklart muntlig, men ikke dokumentert
• gamle mellomværender og åpne poster blir stående
• roller i Altinn, bank og regnskapssystem er uklare
• rapportering til styret er for sen eller for lite konkret

Gjør kontrollen enkel å gjenta

Den beste rutinen er den som faktisk blir brukt. Derfor bør kontrollene være korte, repeterbare og knyttet til månedlig eller kvartalsvis rapportering. Når årsoppgjøret nærmer seg, skal det meste allerede være forklart.

Hva AIAK typisk rydder først

Vi starter ofte med balanseposter, tilganger og dokumentasjon. Hvis avstemmingene ikke stemmer, blir rapporteringen usikker uansett hvor pen resultatrapporten ser ut. Deretter ser vi på hvilke rutiner som bør gjentas hver måned, og hvilke kontroller som bare trengs ved spesielle hendelser.

For kontrollspor i regnskap er målet å få en prosess som er enkel nok til å vedlikeholde. Det betyr klare eiere, korte avvikslister og dokumentasjon som ligger der den faktisk skal brukes.

Når bør du ta tak?

Det lønner seg å rydde før frister og årsoppgjør presser seg på. Hvis avstemminger mangler, roller er uklare eller dokumentasjon ligger spredt, blir hvert senere spørsmål dyrere å svare på. En kort gjennomgang tidlig kan derfor spare mye tid senere.

Start med det som påvirker rapporteringen mest: bank, kunder, leverandører, offentlige poster og vesentlige balanseposter. Deretter kan mer detaljerte rutiner bygges inn i månedslukkingen. Da blir compliance en del av normal drift, ikke et separat skippertak.

AIAK kan gjøre en første gjennomgang og lage en prioritert liste over hva som bør rettes, hva som bør dokumenteres bedre, og hva som bør følges fast fremover. Det gir et mer realistisk løp enn å prøve å løse alt samtidig.

Les også om internkontroll i regnskapet, tilgangsstyring i regnskapssystemet og årsoppgjør til fast pris. Hvis du trenger en regnskapsfører som kan rydde og følge opp videre, kan du kontakte AIAK via kontaktsiden.