Dokumentasjon til årsoppgjør
En konkret liste over hva du bør sende regnskapsføreren før årsoppgjøret, og hvorfor hver del trengs.
Årsoppgjøret går raskere og blir billigere når regnskapsføreren får riktig dokumentasjon samlet og tidlig. Mye finnes allerede i regnskapssystemet, men en del opplysninger har bare bedriften selv. Listen under viser hva som normalt trengs for et aksjeselskap. Et enkeltpersonforetak trenger det meste av det samme.
Saldoer per 31. desember
| Dokument | Brukes til |
|---|---|
| Kontoutskrifter for alle bankkontoer, også valuta- og sparekontoer | Avstemming av bank |
| Saldooppgaver for lån og kassekreditt | Avstemming av gjeld og renter |
| Saldo på betalingsløsninger som PayPal, Stripe og Vipps | Avstemming av tilgodehavender |
| Oversikt over aksjer, fond og andre investeringer | Verdsettelse og skattemessig behandling |
Drift og eiendeler
- Varetelling per 31. desember med antall og kostpris. Se varetelling .
- Kjøp og salg av driftsmidler, som biler, maskiner og datautstyr, med fakturaer og salgsavtaler.
- Pågående arbeid: oversikt over utført, men ikke fakturert arbeid, og over fakturert arbeid som ikke er utført.
- Tvilsomme kunder: kunder som ikke kommer til å betale, med dokumentasjon av konkurs eller mislykket inndrivelse.
- Leieavtaler og leasingavtaler som gjelder utover året.
Lønn og eiere
- Oversikt over privat bruk av bil, telefon og andre goder, og kjørebok ved firmabil.
- Avtaler om lån til og fra eiere. Lån fra selskap til personlig aksjonær skattlegges som utbytte.
- Styrehonorar, bonus og avtaler om pensjon.
Selskapsdokumenter
- Protokoller fra generalforsamling og styremøter i året
- Endringer i aksjonærer, kapital og vedtekter, som brukes i aksjonærregisteroppgaven
- Utbytte- og konsernbidragsvedtak
- Brev fra Skatteetaten og andre myndigheter
Hvorfor alt dette trengs
Regnskapsføreren skal kunne dokumentere hver balansepost, og styret skal fastsette et årsregnskap som gir et riktig bilde. Mangler dokumentasjon, må regnskapsføreren enten bruke tid på å etterspørre den, eller ta forbehold. Bokføringsloven krever at regnskapsmaterialet oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.
Slik gjør du det enklest
Lag en fast mappe for årsoppgjøret og legg inn dokumentene i januar. Mange regnskapssystemer, blant annet ReAI, henter bank og bilag automatisk, slik at listen blir kortere. Svar på regnskapsførerens mangelliste samlet, ikke én og én.
Les også mangelliste for årsoppgjør og årsoppgjør til fast pris . Kontakt AIAK hvis du vil ha hjelp med årsoppgjøret.
Les også Årsoppgjør for småbedrift og Noter til årsregnskap .