Bytte regnskapsfører før eller etter årsoppgjøret

Å bytte regnskapsfører før årsoppgjøret er fullt mulig, men krever ekstra tydelighet. Har du allerede byttet i løpet av året, skal den nye regnskapsføreren ta ansvar for et årsoppgjør der deler av året er ført av noen andre. Det går bra når historikken er dokumentert og balansen er avstemt. Det blir dyrt og tregt når den ikke er det.

Årsoppgjør med gammel eller ny regnskapsfører?

Noen ganger er det tryggest å la gammel regnskapsfører fullføre. Andre ganger er det bedre at ny regnskapsfører tar over før fristen nærmer seg. Det finnes ikke ett riktig svar. Status avgjør.

Spørsmål	Betydning
Er regnskapet ajour?	Hvis nei, må noen rydde før årsoppgjør
Finnes dokumentasjon?	Uten dokumentasjon blir ny overtakelse tyngre
Er kommunikasjonen god?	Frister krever raske avklaringer
Har ny regnskapsfører kapasitet?	Overtakelse midt i årsoppgjør må planlegges

Når bør du bytte likevel?

Situasjon	Hvorfor bytte kan være fornuftig
Samarbeidet har stoppet opp	Risikoen ved å bli kan være større enn å bytte
Du får ikke status, eller gamle avvik blir ikke forklart	Fristene er i fare uansett
Dokumentasjonen er god	Ny regnskapsfører kan raskere ta over
Tydelig ansvar kan avtales	Overgangen blir mer kontrollert

Har årsoppgjøret allerede stoppet opp, se bytte regnskapsfører når årsoppgjør stopper opp.

Når bør du vente?

Det kan være bedre å vente noen uker hvis:

årsoppgjøret nesten er ferdig
sentrale avstemminger ikke er dokumentert
ny part ikke kan få tilstrekkelig innsikt raskt nok

Skjer byttet før regnskapsåret er avsluttet, se også bytte regnskapsfører midt i året.

Del opp leveransen skriftlig

Avklar hvor langt årsoppgjørsarbeidet har kommet, og avtal hvem som ferdigstiller bokføringen, balanseavstemmingene, noter, skattemeldingen, årsregnskapet og eventuelle korrigeringer. Oppgi periode, frist, nødvendig tilgang og hvem som svarer på spørsmål. Unngå at begge byråer antar at den andre parten leverer samme oppgave.

Er fjorårets årsoppgjør ikke levert når byttet skjer, må det også avtales skriftlig hvem som fullfører det.

Fem steg før årsoppgjøret

Kontroller inngående balanse. Saldoene per byttedato, og fjorårets utgående balanse, må stemme med fastsatt årsregnskap og være dokumentert. Se inngående balanse ved overtakelse.
Hent dokumentasjon fra tidligere regnskapsfører. Saldobalanse, hovedbok, avstemminger, fjorårets årsoppgjørsmappe, skatteberegning, åpne punkter og status på innsendte oppgaver bør være mottatt før ansvaret bekreftes. Se dokumentasjon fra tidligere regnskapsfører.
Sikre tilganger. Ny regnskapsfører må være registrert i Enhetsregisteret og ha tilganger i Altinn, bank og regnskapssystem. Se tilgang til regnskapsfører i Altinn.
Avstem perioden før byttet. MVA og a-meldinger som ble levert av tidligere regnskapsfører, må stemme med regnskapet.
Lag en tidsplan mot fristene. Aksjonærregisteroppgaven 31. januar, skattemeldingen 31. mai og årsregnskapet senest 31. juli.

Typiske problemer ved bytte

Problem	Konsekvens	Løsning
Fjorårets skatteposisjoner mangler	Feil saldoavskrivning og utsatt skatt	Hent fjorårets næringsspesifikasjon
Åpne poster fra tidligere perioder	Usikre kunde- og leverandørsaldoer	Gjennomgå og dokumenter hver post
Systembytte samtidig	Historikk i to systemer	Behold lesetilgang til gammelt system eller SAF-T-eksport
Uklart hvem som leverer hva	Frister ryker	Skriftlig avtale om ansvarsdeling

Hva AIAK gjør ved overtakelse

AIAK starter med en kort statusvurdering av balansen, tilgangene og innsendte oppgaver: hva mangler, hvem bør fullføre hva, og hvordan sikres fristene. Du får en skriftlig liste over hva som mangler og en tidsplan mot fristene. Vi kan jobbe videre i systemet du allerede bruker, og regnskapstjenestene våre dekker årsoppgjør og løpende regnskap samlet. Les mer i sjekklisten for å bytte regnskapsfører eller kontakt oss.

Les også rapportering til styret etter bytte av regnskapsfører.