Regnskap for vaktmestertjenester
Praktisk regnskapshjelp for vaktmesterselskaper som vil ha ryddige tall, bedre rutiner og en regnskapsfører som følger opp.
Regnskap for vaktmestertjenester handler om å få tallene til å speile hvordan virksomheten faktisk tjener penger. For vaktmesterselskaper og driftstjenester er det sjelden nok at bilagene bare blir bokført. Regnskapet bør også vise hva som driver marginene, hvor kontantstrømmen binder seg, og hvilke rutiner som bør være på plass før måneden lukkes.
AIAK hjelper bedrifter som vil ha en mer praktisk regnskapsfører. Vi kan jobbe i systemet dere allerede bruker, eller vurdere om ReAI passer bedre når dere ønsker mer automatisering og tettere oppfølging.
Hva er spesielt i denne bransjen?
Faste avtaler, småjobber, varer og timearbeid gjør at regnskapet bør settes opp med tydelige rutiner fra starten. Når inntekter, kostnader og dokumentasjon havner i riktig flyt, blir det enklere å styre virksomheten og svare raskt når styret, banken eller eierne ber om tall.
| Område | Hva bør følges opp |
|---|---|
| Inntekter | serviceavtaler, timer og materialpåslag |
| Kostnader | bil, verktøy, varer, lønn og underleverandører |
| Avstemming | timer og innkjøp må kobles til kunde |
| Rapportering | margin per avtale og kapasitetsutnyttelse |
Regler og fallgruver for vaktmestertjenester
- Faste avtaler: Månedlige serviceavtaler med borettslag og næringsbygg inntektsføres i perioden de gjelder. Tilleggsarbeid utenfor avtalen bør faktureres særskilt.
- Renhold: Utfører dere renhold, må virksomheten være godkjent i Renholdsregisteret hos Arbeidstilsynet, ansatte må ha ID-kort, og det skal føres elektronisk personalliste. Kunder kan ikke lovlig kjøpe renhold fra virksomheter som ikke er godkjent. Se Renholdsregisteret og allmenngjøring.
- Byggearbeid: Mindre reparasjoner kan være bygge- og anleggsarbeid, og da kan kravet om personalliste og HMS-kort også gjelde.
- MVA: Vaktmester-, vedlikeholds- og renholdstjenester har 25 % MVA. Utleie av personell til et borettslag er også avgiftspliktig.
- Varer og materialer: Deler og materialer som faktureres kunden, er en del av salget. Påslag er inntekt.
- Privatkunder: Kontantbetaling over 10 000 kr for arbeid på bolig kan gjøre kunden ansvarlig for ubetalt skatt. Be om betaling via bank.
Vanlige spørsmål
Hvordan håndterer vi snørydding om vinteren? Sesongavtaler inntektsføres over sesongen. Fakturering etter faktisk bruk inntektsføres når arbeidet er utført.
Kan vi ha underleverandører på renhold? Ja, men underleverandøren må også være godkjent i Renholdsregisteret.
Når bør du vurdere ny regnskapsfører?
Det er særlig aktuelt å vurdere ny samarbeidspartner når dagens løsning gir lite forklaring, mange manuelle avklaringer eller svak oppfølging av frister. Se også hvordan bytte regnskapsfører hvis du vil beholde systemet, men få bedre oppfølging.
AIAK kan hjelpe med løpende regnskap, avstemming, MVA, lønn og årsoppgjør. Les mer om regnskap for bransjer eller ta kontakt via kontaktsiden for en konkret vurdering.
Les også Regnskap for anleggsgartner og Regnskap for malerfirma.