Regnskap for kafé
Praktisk regnskapshjelp for kafeer som vil ha ryddige tall, bedre rutiner og en regnskapsfører som følger opp.
Regnskap for kafé handler om å få tallene til å speile hvordan virksomheten faktisk tjener penger. For kaféeiere og små serveringssteder er det sjelden nok at bilagene bare blir bokført. Regnskapet bør også vise hva som driver marginene, hvor kontantstrømmen binder seg, og hvilke rutiner som bør være på plass før måneden lukkes.
AIAK hjelper bedrifter som vil ha en mer praktisk regnskapsfører. Vi kan jobbe i systemet dere allerede bruker, eller vurdere om ReAI passer bedre når dere ønsker mer automatisering og tettere oppfølging.
Hva er spesielt i denne bransjen?
Kontantsalg, kortbetaling, råvarer og bemanning gjør at regnskapet bør settes opp med tydelige rutiner fra starten. Når inntekter, kostnader og dokumentasjon havner i riktig flyt, blir det enklere å styre virksomheten og svare raskt når styret, banken eller eierne ber om tall.
| Område | Hva bør følges opp |
|---|---|
| Inntekter | kassesalg, catering, gavekort og arrangementer |
| Kostnader | råvarer, ansatte, husleie og betalingsløsninger |
| Avstemming | kasseoppgjør må stemme mot bank |
| Rapportering | bruttomargin, lønnskostnad og svinn |
Regler og fallgruver for kaféer
- To MVA-satser: Mat og drikke som kunden tar med seg, har 15 % MVA. Servering, der kunden spiser i lokalet, har 25 %. Kassasystemet må registrere «ta med» og «spise her» riktig. Se MVA på servering.
- Kassasystem: Alt salg over disk er kontantsalg og krever kassasystem med produkterklæring og daglig Z-rapport.
- Personalliste: Serveringsbransjen skal føre elektronisk personalliste over alle som jobber, også eier og familiemedlemmer.
- Tips: Tips som betales med kort og fordeles av kaféen, er lønn med forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Se tips og kontantomsetning.
- Varekost og lønn: De to største kostnadene. Følg dem i prosent av omsetningen hver måned.
- Alkohol: Salg og skjenking av alkohol krever bevilling, og alkoholholdig drikke har alltid 25 % MVA.
Vanlige spørsmål
Hvordan håndterer vi kontantdifferanser? Tell kassen hver dag og dokumenter differanser i dagsoppgjøret. Store eller gjentatte differanser må undersøkes.
Trenger dere hjelp med kasseoppsett og avstemming, se Aiaks hjelp med kassasystem og dagsoppgjør.
Kan familiemedlemmer jobbe uten lønn? Alle som jobber, skal føres i personallisten. Arbeid uten lønn i et AS kan gi problemer ved kontroll.
Når bør du vurdere ny regnskapsfører?
Det er særlig aktuelt å vurdere ny samarbeidspartner når dagens løsning gir lite forklaring, mange manuelle avklaringer eller svak oppfølging av frister. Se også hvordan bytte regnskapsfører hvis du vil beholde systemet, men få bedre oppfølging.
AIAK kan hjelpe med løpende regnskap, avstemming, MVA, lønn og årsoppgjør. Les mer om regnskap for bransjer eller ta kontakt via kontaktsiden for en konkret vurdering.
Les også Regnskap for catering.