Regnskap for hotell

Regnskap for hotell handler om å få tallene til å speile hvordan virksomheten faktisk tjener penger. For hoteller og overnattingssteder er det sjelden nok at bilagene bare blir bokført. Regnskapet bør også vise hva som driver marginene, hvor kontantstrømmen binder seg, og hvilke rutiner som bør være på plass før måneden lukkes.

AIAK hjelper bedrifter som vil ha en mer praktisk regnskapsfører. Vi kan jobbe i systemet dere allerede bruker, eller vurdere om ReAI passer bedre når dere ønsker mer automatisering og tettere oppfølging.

Hva er spesielt i denne bransjen?

Rominntekter, servering, provisjoner og sesongvariasjoner gjør at regnskapet bør settes opp med tydelige rutiner fra starten. Når inntekter, kostnader og dokumentasjon havner i riktig flyt, blir det enklere å styre virksomheten og svare raskt når styret, banken eller eierne ber om tall.

Regler og fallgruver for hoteller

• MVA-satser: Utleie av rom har 12 % MVA. Utleie av møte- og konferanselokaler fra hotellet har også 12 %. Servering i restaurant og bar har 25 %, og minibar og alkohol har 25 %.
• Pakkepriser: Tilbyr dere pakker med rom, mat og aktiviteter, må vederlaget fordeles på ytelsene etter satsene. Dokumenter fordelingsnøkkelen.
• Bookingsider: Provisjon til utenlandske bookingsider er kjøp av tjenester fra utlandet. Et MVA-registrert hotell må normalt beregne MVA selv av provisjonen og har samtidig fradrag.
• Personalliste og kassasystem: Hotell med servering omfattes av plikten til elektronisk personalliste i serveringsbransjen. Kontantsalg krever kassasystem med produkterklæring.
• Forskudd og gavekort: Forskuddsbetalte opphold og gavekort er gjeld frem til oppholdet. Se bokføre gavekort.
• Pakker med aktiviteter: Selger dere opplevelser, transport og overnatting samlet, se regnskap for reiselivsbedrifter.
• Nøkkeltall: Belegg, pris per solgte rom (ADR) og inntekt per tilgjengelig rom (RevPAR) bør rapporteres månedlig.

Eksempel: fordeling av en helgepakke

Et hotell selger en helgepakke for 3 000 kr inkludert MVA, med overnatting, frokost og treretters middag. Frokost og middag er servering med 25 % MVA, også når den er inkludert i pakken. Hotellet fordeler prisen etter hva ytelsene selges for hver for seg:

Hadde hele pakken blitt ført med 12 %, ville MVA-en blitt 321,43 kr, altså 120,71 kr for lite per pakke. Fordelingsnøkkelen bør være dokumentert og brukes likt i kassesystemet og i bookingsystemet.

Hva koster regnskapsfører for hotell?

Et mindre hotell med daglige kasseoppgjør, oppgjør fra bookingsider, mange leverandører og lønn til 10–20 ansatte har typisk 1 000 bilag eller mer i året. Aiaks faste pris er 60 000 kr i året for rundt 1 000 bilag og 100 000 kr i året for rundt 5 000 bilag, med lønn, MVA og årsoppgjør inkludert. Se prisene våre.

Vanlige spørsmål

Hvordan håndterer vi besøksbidrag? Enkelte kommuner arbeider med å innføre besøksbidrag på overnatting. Sjekk status i kommunen deres, og avklar hvordan bidraget skal vises på fakturaen og bokføres før det eventuelt starter.

Er utleie av selskapslokaler med servering avgiftspliktig? Ja, utleie av selskapslokaler i forbindelse med servering er avgiftspliktig.

Når bør du vurdere ny regnskapsfører?

Det er særlig aktuelt å vurdere ny samarbeidspartner når dagens løsning gir lite forklaring, mange manuelle avklaringer eller svak oppfølging av frister. Se også hvordan bytte regnskapsfører hvis du vil beholde systemet, men få bedre oppfølging.

AIAK kan hjelpe med løpende regnskap, avstemming, MVA, lønn og årsoppgjør. Les mer om regnskap for bransjer eller ta kontakt via kontaktsiden for en konkret vurdering.

Les også Regnskap for hytteutleie og Regnskap for marina.