Regnskap for eventbyrå
Praktisk regnskapshjelp for eventbyråer som vil ha ryddige tall, bedre rutiner og en regnskapsfører som følger opp.
Regnskap for eventbyrå handler om å få tallene til å speile hvordan virksomheten faktisk tjener penger. For eventbyråer og arrangører er det sjelden nok at bilagene bare blir bokført. Regnskapet bør også vise hva som driver marginene, hvor kontantstrømmen binder seg, og hvilke rutiner som bør være på plass før måneden lukkes.
AIAK hjelper bedrifter som vil ha en mer praktisk regnskapsfører. Vi kan jobbe i systemet dere allerede bruker, eller vurdere om ReAI passer bedre når dere ønsker mer automatisering og tettere oppfølging.
Hva er spesielt i denne bransjen?
Prosjektøkonomi, forskudd og mange underleverandører gjør at regnskapet bør settes opp med tydelige rutiner fra starten. Når inntekter, kostnader og dokumentasjon havner i riktig flyt, blir det enklere å styre virksomheten og svare raskt når styret, banken eller eierne ber om tall.
| Område | Hva bør følges opp |
|---|---|
| Inntekter | arrangementshonorar, sponsorinntekter og viderefakturering |
| Kostnader | lokaler, teknikk, personell og produksjon |
| Avstemming | forskudd og leverandørkostnader må avstemmes |
| Rapportering | prosjektmargin og risiko før arrangement |
Regler og fallgruver for eventbyråer
- Prosjektregnskap per event: Alle inntekter og kostnader bør merkes med arrangementet de gjelder. Da ser dere dekningsbidraget per event og kan prise neste bedre.
- Forskudd: Kunden betaler ofte forskudd. Uten faktura er forskuddet gjeld (2900). Sendes forskuddsfaktura, skal MVA beregnes i fakturaterminen og inntekten periodiseres til arrangementet. Se bokføre forskuddsfakturering.
- MVA på pakker: En samlet pakke med lokaler, mat, overnatting og aktiviteter kan inneholde ytelser med ulike satser. Overnatting har 12 %, servering 25 % og adgang til konserter kan være unntatt. Avklar om pakken er én hovedytelse eller flere selvstendige ytelser før dere setter satsene.
- Representasjon: Kundens kostnader til representasjon gir begrenset fradrag hos kunden, men endrer ikke byråets MVA-plikt.
- Kanselleringer: Avbestillingsgebyrer og tapte forskudd til leverandører må bokføres når avbestillingen skjer.
Vanlige spørsmål
Hvordan håndterer vi reiser til utlandet? Tjenester som forbrukes i utlandet, som hotell og transport der, har ikke norsk MVA. Vurder også reglene om formidling.
Må vi være registrert i Reisegarantifondet? Selger dere pakkereiser med transport og overnatting, kan pakkereiseloven gi krav om sikkerhetsstillelse. Avklar dette før salget.
Når bør du vurdere ny regnskapsfører?
Det er særlig aktuelt å vurdere ny samarbeidspartner når dagens løsning gir lite forklaring, mange manuelle avklaringer eller svak oppfølging av frister. Se også hvordan bytte regnskapsfører hvis du vil beholde systemet, men få bedre oppfølging.
AIAK kan hjelpe med løpende regnskap, avstemming, MVA, lønn og årsoppgjør. Les mer om regnskap for bransjer eller ta kontakt via kontaktsiden for en konkret vurdering.
Les også Regnskap for festivalarrangør.