Regnskap for bemanningsbyrå og vikarbyrå
Praktisk regnskapshjelp for bemanningsbyråer som vil ha ryddige tall, bedre rutiner og en regnskapsfører som følger opp.
På denne siden
Regnskap for bemanningsbyrå og regnskap for vikarbyrå handler om det samme: å få tallene til å speile hvordan virksomheten faktisk tjener penger. For bemanningsbyråer, vikarbyråer og andre personalleverandører er det sjelden nok at bilagene bare blir bokført. Regnskapet bør også vise hva som driver marginene, hvor kontantstrømmen binder seg, og hvilke rutiner som bør være på plass før måneden lukkes.
AIAK hjelper bedrifter som vil ha en mer praktisk regnskapsfører. Vi kan jobbe i systemet dere allerede bruker, eller vurdere om ReAI passer bedre når dere ønsker mer automatisering og tettere oppfølging.
Hva er spesielt i denne bransjen?
Lønn, timegrunnlag og fakturering av innleid arbeidskraft gjør at regnskapet bør settes opp med tydelige rutiner fra starten. Når inntekter, kostnader og dokumentasjon havner i riktig flyt, blir det enklere å styre virksomheten og svare raskt når styret, banken eller eierne ber om tall.
| Område | Hva bør følges opp |
|---|---|
| Inntekter | fakturerte timer, påslag og avtaler |
| Kostnader | lønn, arbeidsgiverkostnader og systemer |
| Avstemming | timer må stemme mot lønn og faktura |
| Rapportering | bruttomargin per oppdrag og likviditet |
Regler og fallgruver for bemanningsbyråer
- Godkjenning: Bemanningsforetak må være registrert i Bemanningsforetaksregisteret hos Arbeidstilsynet før de leier ut arbeidskraft.
- Likebehandling: Innleide skal ha minst samme lønns- og arbeidsvilkår som om de var ansatt hos innleier. Lønnssystemet må derfor håndtere ulike satser per oppdrag.
- MVA: Utleie av arbeidskraft har som hovedregel 25 % MVA. Utleie av personell som skal utføre helsetjenester, sosiale tjenester eller undervisning er likevel unntatt fra MVA (mval. §§ 3-2, 3-4 og 3-5). Har dere begge typer oppdrag, må inngående MVA fordeles.
- Timegrunnlag: Godkjente timelister fra kunden er grunnlaget både for lønn og faktura. Timer som er utbetalt, men ikke fakturert, gir tapt dekningsbidrag.
- Korte oppdrag: Mange vikarer har kortvarige oppdrag. Feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon må beregnes riktig også for korte ansettelser.
- Likviditet: Lønn betales hver måned, mens kunden betaler etter 14–30 dager. Vurder factoring eller kassekreditt. Se bokføre factoring.
- Utenlandske arbeidstakere: For innleide som kommer fra utlandet, gjelder ofte kildeskatt på lønn (PAYE) i stedet for ordinært tabelltrekk.
- Forskuddstrekk: Fra 2026 skal forskuddstrekk betales senest første virkedag etter lønnsutbetalingen. Det krever god likviditetsstyring ved hyppige lønnskjøringer.
Eksempel: dekningsbidrag per time
Et bemanningsbyrå leier ut en lagermedarbeider til 520 kr per time ekskl. MVA. Medarbeideren har 250 kr i timelønn.
| Post per time | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Timelønn | 250,00 kr | |
| Feriepenger | 250 × 10,2 % | 25,50 kr |
| Arbeidsgiveravgift, sone I | (250 + 25,50) × 14,1 % | 38,85 kr |
| OTP, minimum | 250 × 2 % | 5,00 kr |
| Sum lønnskostnad | 319,35 kr | |
| Dekningsbidrag | 520 − 319,35 | 200,65 kr |
| Dekningsgrad | 200,65 / 520 | 38,6 % |
Dekningsbidraget skal dekke rekruttering, administrasjon, forsikringer og fravær. Øker kunden timelønnskravet med 20 kr uten at timeprisen justeres, faller dekningsbidraget med om lag 25,50 kr per time når feriepenger og avgift er med.
Hva koster regnskapsfører for bemanningsbyrå?
Bemanningsbyråer har mange lønnsmottakere og ofte ukentlig eller hyppig lønn. Et byrå med 20–40 innleide har fort 1 000–5 000 bilag i året. Aiaks faste pris er 60 000 kr i året for rundt 1 000 bilag og 100 000 kr i året for rundt 5 000 bilag, med lønn, MVA og årsoppgjør inkludert. Se prisene våre.
Vanlige spørsmål
Er det forskjell på vikarbyrå og bemanningsbyrå i regnskapet? Nei. Begrepene brukes om hverandre, og reglene for registrering, likebehandling, MVA og lønn er de samme.
Hvordan håndterer vi arbeidsgiveravgift for vikarer i ulike soner? Hvilken sone som gjelder, avhenger av hvor arbeidet utføres og hvor virksomheten er registrert. Avklar oppsettet med regnskapsfører før dere leier ut til kunder i andre soner.
Hva er det viktigste nøkkeltallet? Dekningsbidrag per time: fakturert timepris minus lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjon per time.
Må vi ha revisor? Ikke automatisk. Revisjonsplikten følger de vanlige grensene for AS.
Når bør du vurdere ny regnskapsfører?
Det er særlig aktuelt å vurdere ny samarbeidspartner når dagens løsning gir lite forklaring, mange manuelle avklaringer eller svak oppfølging av frister. Se også hvordan bytte regnskapsfører hvis du vil beholde systemet, men få bedre oppfølging.
AIAK kan hjelpe med løpende regnskap, avstemming, MVA, lønn og årsoppgjør. Les mer om regnskap for bransjer eller ta kontakt via kontaktsiden for en konkret vurdering.