Regnskap for arkitektkontor
Praktisk regnskapshjelp for arkitektkontor som vil ha ryddige tall, bedre rutiner og en regnskapsfører som følger opp.
Regnskap for arkitektkontor handler om å få tallene til å speile hvordan virksomheten faktisk tjener penger. For arkitekter og partnere er det sjelden nok at bilagene bare blir bokført. Regnskapet bør også vise hva som driver marginene, hvor kontantstrømmen binder seg, og hvilke rutiner som bør være på plass før måneden lukkes.
AIAK hjelper bedrifter som vil ha en mer praktisk regnskapsfører. Vi kan jobbe i systemet dere allerede bruker, eller vurdere om ReAI passer bedre når dere ønsker mer automatisering og tettere oppfølging.
Hva er spesielt i denne bransjen?
Prosjekter, viderefakturering og arbeid som ofte går over flere perioder gjør at regnskapet bør settes opp med tydelige rutiner fra starten. Når inntekter, kostnader og dokumentasjon havner i riktig flyt, blir det enklere å styre virksomheten og svare raskt når styret, banken eller eierne ber om tall.
| Område | Hva bør følges opp |
|---|---|
| Inntekter | prosjektfakturering, fastpris og timer som må kobles til riktig kunde |
| Kostnader | programvare, underkonsulenter og reiseutlegg som må fordeles riktig |
| Avstemming | bank, faktura og prosjektmodul må stemme før rapportering |
| Rapportering | prosjektmargin, faktureringsgrad og utestående arbeid |
Regler og fallgruver for arkitektkontorer
- Løpende inntektsføring: Arkitektoppdrag går ofte over mange måneder. Utført arbeid som ikke er fakturert ved periodeslutt, føres som opptjent, ikke fakturert inntekt (1530). Er det fakturert mer enn utført, føres differansen som uopptjent inntekt.
- Viderefakturering er ikke utlegg. Kopier, modeller, reiser og underkonsulenter som faktureres videre, er en del av honoraret og skal ha 25 % MVA. Bare rene utlegg betalt i kundens navn og for kundens regning holdes utenfor.
- Utenlandske kunder: Tjenester til næringsdrivende i utlandet er som hovedregel fritatt for norsk MVA. Arkitekttjenester knyttet til fast eiendom i Norge skal likevel ha norsk MVA, uansett hvor kunden holder til.
- Timer som styringsverktøy: Faktureringsgrad per ansatt og avvik mellom budsjettert og brukt tid per fase viser hvor lønnsomheten forsvinner.
- Ansvar: Prosjekteringsansvar gjør at ansvarsforsikring og eventuelle avsetninger for krav må følges opp.
Vanlige spørsmål
Hvordan håndterer vi fastpris? Inntekten føres i takt med fremdriften, og et forventet tap på oppdraget skal kostnadsføres straks. Se prosjektfakturering .
Bør arkitektkontoret være AS? Ansvaret for prosjektering og behovet for å ta inn partnere gjør at AS er vanligst.
Når bør du vurdere ny regnskapsfører?
Det er særlig aktuelt å vurdere ny samarbeidspartner når dagens løsning gir lite forklaring, mange manuelle avklaringer eller svak oppfølging av frister. Se også hvordan bytte regnskapsfører hvis du vil beholde systemet, men få bedre oppfølging.
AIAK kan hjelpe med løpende regnskap, avstemming, MVA, lønn og årsoppgjør. Les mer om regnskap for bransjer eller ta kontakt via kontaktsiden for en konkret vurdering.
Les også Regnskap for designbyrå og Regnskap for ingeniørselskap .