Prosjektregnskap i byggebransjen
Prosjektregnskap gir byggefirma kontroll over inntekter, kostnader og marginer per prosjekt. Riktig oppsett er avgjørende for lønnsomheten.
Prosjektregnskap er et system der inntekter og kostnader knyttes direkte til hvert enkelt byggeprosjekt. For byggefirma er dette nødvendig for å vite om det enkelte prosjektet går med overskudd eller underskudd, og for å periodisere inntekter og kostnader riktig etter regnskapsloven.
Hvorfor prosjektregnskap er viktig
Byggeprosjekter kan strekke seg over måneder eller år. Uten prosjektregnskap er det umulig å vite den faktiske lønnsomheten per prosjekt. Et byggefirma som kun ser på totalresultatet, risikerer å videreføre ulønnsomme prosjekter.
Oppbygging av prosjektregnskapet
Hvert prosjekt bør ha et eget prosjektnummer i regnskapet. Alle relevante transaksjoner merkes med dette nummeret slik at de kan spores tilbake.
| Kostnadstype | Eksempler | Bokføring |
|---|---|---|
| Direkte materialer | Betong, treverk, stål | Varekjøp med prosjektnummer |
| Direkte lønn | Timer på byggeplass | Lønnskostnad per prosjekt |
| Underentreprenører | Rørlegger, elektriker | Faktura med prosjektkode |
| Indirekte kostnader | Administrasjon, forsikring | Fordelingsnøkkel |
| Maskinkostnader | Leie av kran, gravemaskin | Intern eller ekstern faktura |
Løpende avregningsmetode
For prosjekter som strekker seg over flere regnskapsperioder, brukes løpende avregningsmetode. Inntektene bokføres i takt med fullføringsgraden, som vanligvis beregnes slik:
Fullføringsgrad = Påløpte kostnader / Totalt estimerte kostnader
Dette sikrer at regnskapet viser et rettvisende bilde av prosjektets fremdrift. Avvik mellom estimat og faktisk kost skal fanges opp og rapporteres løpende.
Eksempel: En kontrakt er på 2 000 000 kr eks. mva, med estimert kostnad på 1 600 000 kr. Ved årsslutt er påløpte kostnader 800 000 kr, og fullføringsgraden er 50 %. Opptjent inntekt er da 1 000 000 kr og opptjent fortjeneste 200 000 kr. Er det fakturert 700 000 kr, føres 300 000 kr som opptjent, ikke fakturert inntekt (1530). Forventes et tap på kontrakten, skal hele tapet kostnadsføres straks.
Små foretak kan etter god regnskapsskikk for små foretak (NRS 8) velge å bruke metoden for fullført kontrakt i stedet. Da inntektsføres fortjenesten når prosjektet er ferdig. Den skattemessige tidfestingen kan avvike fra regnskapet og må vurderes særskilt.
Prosjektrapportering
God prosjektrapportering bør minimum inneholde:
- Budsjett mot regnskap per prosjekt
- Prognose for totalkostnad ved ferdigstillelse
- Oppdatert fremdriftsplan
- Oversikt over underentreprenørkostnader
- Faktureringsplan og utestående fordringer
Regelmessig gjennomgang av prosjektrapportene gir ledelsen grunnlag for å ta korrigerende beslutninger før det er for sent.
Vil du ha hjelp med å sette opp prosjektregnskap? Ta kontakt for en uforpliktende gjennomgang.